Szanowni Beneficjenci,
jednym z zadań Centrum Projektów Polska Cyfrowa (CPPC) w ramach obsługi środków z funduszy strukturalnych Unii Europejskiej jest kontrola zamówień publicznych udzielanych przez Beneficjentów projektów realizowanych w ramach Programu Operacyjnego Polska Cyfrowa. Za przeprowadzenie wyżej wymienionych kontroli odpowiada w Departamencie Prawnym Wydział Zamówień Publicznych. Proces kontroli zamówień publicznych odbywa się w oparciu o Roczny Plan Kontroli. W zakresie kontroli realizacji programów operacyjnych na lata 2014-2020, prowadzone są dwa rodzaje kontroli zamówień publicznych:
- kontrole ex-ante - przed podpisaniem umowy o udzielenie zamówienia publicznego (przeprowadzenie kontroli ex-ante zostało zwieszone przez CPPC od dnia 12 września 2018 r. za wyjątkiem projektów realizowanych w ramach I osi POPC),
- kontrole ex-post - po podpisaniu umowy o zamówienie publiczne.
Kontrola procedur udzielenia zamówień publicznych jest prowadzona na podstawie dokumentów przekazanych przez beneficjentów.
Jako Instytucja Pośrednicząca zobowiązana do prowadzenia kontroli zamówień udzielanych przez Beneficjentów w projektach realizowanych w ramach Programu Operacyjnego Polska Cyfrowa, przypominamy o konieczności przekazywania kompletnej dokumentacji przeprowadzonych postępowań.
Kompletna dokumentacja postępowań o udzielenie zamówieni publicznego, prowadzonych w oparciu o przepisy ustawy Prawo zamówień publicznych, powinna zawierać:
| Lp. | Postępowania prowadzone zgodnie z ustawą z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2019 r. poz. 1843 ze zm.) | Postępowania prowadzone zgodnie z ustawą z dnia 19 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych (Dz.U. z 2019 r. poz. 2019, ze zm.) | Uwagi dotyczące zmian |
| 1. | Plan zamówień przewidziany na dany rok oraz rejestr udzielonych zamówień aktualny na dzień przekazania dokumentów do CPPC | Plan zamówień przewidziany na dany rok oraz rejestr udzielonych zamówień aktualny na dzień przekazania dokumentów do CPPC | - |
| 2. | Wniosek o wszczęcie postępowania, dokumenty zawierające wyliczenie szacunkowej wartości zamówienia, w tym zebrane na tym etapie wyceny | Wniosek o wszczęcie postępowania, dokumenty zawierające wyliczenie szacunkowej wartości zamówienia, w tym zebrane na tym etapie wyceny | - |
| 3. | - | Analizę potrzeb i wymagań zamawiającego – w przypadku gdy zamawiający był zobowiązany do jej sporządzenia na podstawie przepisów ustawy Pzp | Wymóg przeprowadzenia analizy potrzeb i wymagań został wprowadzony w art. 83 nowej ustawy Pzp. Dotyczy zamówień o wartości równej lub przekraczającej progi unijne |
| 4. | Specyfikację Istotnych Warunków Zamówienia wraz z załącznikami (dalej: „SIWZ”) | Specyfikację Warunków Zamówienia wraz z załącznikami (dalej: „SWZ”) | Nowa ustawa Pzp wprowadziła pojęcie „Specyfikacji Warunków Zamówienia” (SWZ) w miejsce „Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia” (SIWZ) |
| 5. | Ogłoszenie o zamówieniu wraz z potwierdzeniem publikacji | Ogłoszenie o zamówieniu wraz z potwierdzeniem publikacji | - |
| 6. | Wyjaśnienia i modyfikacje treści SIWZ | Wyjaśnienia i modyfikacje treści SWZ | - |
| 7. | Pytania wykonawców wraz z udzielonymi odpowiedziami | Pytania wykonawców wraz z udzielonymi odpowiedziami | - |
| 8. | Kopie złożonych ofert wraz z dokumentami potwierdzającymi złożenie ofert w terminie, np. kopie kopert z datą i godziną wpływu ofert (w przypadku ofert składanych w formie papierowej), zrzuty ekranu lub wydruki ze stosowanej przez zamawiającego platformy zakupowej, z widoczną datą i godziną wpływu ofert (w przypadku ofert składanych w formie elektronicznej) | Złożone oferty wraz z dokumentami potwierdzającymi złożenie ofert w terminie, np. zrzuty ekranu lub wydruki ze stosowanej przez zamawiającego platformy zakupowej, z widoczną datą i godziną wpływu ofert |
Co do zasady, zgodnie z przepisami nowej ustawy Pzp, postępowania o udzielenie zamówienia publicznego (w tym składanie ofert i komunikacja pomiędzy zamawiającym a wykonawcami) prowadzone są całkowicie przy użyciu środków komunikacji elektronicznej, nienależnie od wartości zamówienia. Wyjątki pozwalające na odstąpienie od stosowania ww. środków zostały określone w art. 65 ust. 1 nowej ustawy Pzp |
| 9. | Korespondencję, uzupełnienia i wyjaśnienia z etapu oceny ofert | Korespondencję, uzupełnienia i wyjaśnienia z etapu oceny ofert | - |
| 10. | Informacje o wykluczeniu wykonawcy, odrzuceniu ofert | Informacje o wykluczeniu wykonawcy, odrzuceniu ofert | - |
| 11. | Zawiadomienie o wyborze oferty wraz z potwierdzeniem przesłania do wykonawców i publikacji na stronie internetowej |
Zawiadomienie o wyborze oferty wraz z potwierdzeniem przesłania do wykonawców i publikacji na stronie internetowej |
- |
| 12. | Protokół z postępowania | Protokół z postępowania | - |
| 13. | Oświadczenia o istnieniu lub braku konfliktu interesów wszystkich osób wykonujących czynności w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego | Oświadczenia o istnieniu lub braku konfliktu interesów wszystkich osób wykonujących czynności w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego |
Zgodnie z art. 56 ust. 6 nowej ustawy Pzp oświadczenie składa się przed rozpoczęciem wykonywania czynności związanych z przeprowadzeniem postępowania o udzielenie zamówienia. Art. 56 doprecyzowuje ponadto katalog osób zobowiązanych do złożenia oświadczenia (kierownik zamawiającego, członek komisji przetargowej oraz inne osoby wykonujące czynności związane z przeprowadzeniem postępowania o udzielenie zamówienia po stronie zamawiającego lub osoby mogące wpłynąć na wynik tego postępowania lub osoby udzielające zamówienia) |
| 14. | Korespondencję oraz dokumentację dotyczącą środków ochrony prawnej, w przypadku gdy miało miejsce zastosowanie środków ochrony prawnej przez wykonawców | Korespondencję oraz dokumentację dotyczącą środków ochrony prawnej, w przypadku gdy miało miejsce zastosowanie środków ochrony prawnej przez wykonawców | - |
| 15. | Kopię umów/umowy zawartej z wykonawcą/wykonawcami wraz z załącznikami | Kopię umów/umowy zawartej z wykonawcą/wykonawcami wraz z załącznikami | Nowa ustawa Pzp w sposób bardziej kompleksowy reguluje treść umowy o zamówienie publiczne (Dział VII nowej ustawy Pzp) |
| 16. | Ogłoszenie o udzieleniu zamówienia wraz z potwierdzeniem publikacji | Ogłoszenie o udzieleniu zamówienia wraz z potwierdzeniem publikacji | - |
| 17. | Aneksy do zawartych umów wraz ze wskazaniem podstawy prawnej i uzasadnieniem ich zawarcia, jeżeli takie elementy nie zostały wymienione w preambule aneksów | Aneksy do zawartych umów wraz ze wskazaniem podstawy prawnej i uzasadnieniem ich zawarcia, jeżeli takie elementy nie zostały wymienione w preambule aneksów | - |
| 18. | - | Ogłoszenie o wykonaniu umowy wraz z potwierdzeniem publikacji | Wymóg zamieszczenia w Biuletynie Zamówień Publicznych ogłoszenia o wykonaniu umowy został wprowadzony w art. 448 nowej ustawy Pzp. Dotyczy również zamówień o wartości równej lub przekraczającej progi unijne |
Kompletna dokumentacja, jaką należy przekazać do kontroli ex-post po przeprowadzeniu wyboru wykonawcy na podstawie „Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020” (dalej: „Wytyczne”), powinna zawierać między innymi:
- dokumenty zawierające wyliczenie szacunkowej wartości zamówienia, w tym zebrane na tym etapie wyceny;
- potwierdzenie publikacji ogłoszenia w bazie konkurencyjności/na stronie internetowej zamawiającego/rozesłania zapytania ofertowego do co najmniej trzech wykonawców (w zależności od trybu wyboru wykonawcy zamówienia);
- zapytanie ofertowe wraz z kompletem załączników;
- pytania wykonawców wraz z udzielonymi odpowiedziami;
- wyjaśnienia i modyfikacje zapytania ofertowego;
- kopie złożonych ofert wraz z dokumentami potwierdzającymi złożenie ofert w terminie, np. kopie kopert z datą i godziną wpływu ofert (w przypadku ofert składanych w formie papierowej), zrzuty ekranu lub wydruki ze stosowanej przez zamawiającego platformy zakupowej, z widoczną datą i godziną wpływu ofert (w przypadku ofert składanych w formie elektronicznej);
- korespondencję z wykonawcami;
- protokół z postępowania;
- oświadczenia o braku powiązań kapitałowych lub osobowych;
- kopię umowy/umów zawartej z wykonawcą/wykonawcami wraz z załącznikami;
- aneksy do zawartych umów wraz ze wskazaniem podstawy prawnej i uzasadnieniem ich zawarcia, jeżeli takie elementy nie zostały wymienione w preambule aneksów.
Przekazanie kompletnej dokumentacji w bardzo dużym stopniu wpływa na usprawnienie weryfikacji postępowań przez Wydział Zamówień Publicznych, w związku z powyższym zwracamy się z prośbą o rzetelne przekazywanie wszelkiej dokumentacji niezbędnej do przeprowadzenia kontroli. Przypominamy także, że niewypełnienie obowiązku wynikającego z zawartych umów lub porozumień o dofinansowanie, polegającego na niezwłocznym przekazywaniu kompletnej dokumentacji zamówień udzielonych w ramach projektów bądź też utrudnianie dostępu do dokumentacji zamówienia albo znaczące braki w przekazanej dokumentacji, mogą na etapie kontroli ex-post stanowić podstawę do dokonania pomniejszenia wydatków kwalifikowalnych w wysokości do 100% dofinansowania, zgodnie z obowiązującymi taryfikatorami.
Informujemy również, że dokumentację dotyczącą udzielonego zamówienia należy przekazywać bezpośrednio do opiekuna projektu. Z uwagi na znaczną objętość przekazywanych dokumentów oraz proces elektronizacji udzielania zamówień publicznych doradzamy wykorzystanie rozwiązań chmurowych w tym celu. Dodatkowo przypominamy o obowiązku uzupełniania przez Beneficjentów danych dotyczących umów zawartych w projektach w systemie SL2014. Nieuzupełnienie tych danych wydłuża proces kontroli zamówienia, co przekłada się m.in. na dłuższe zatwierdzanie wniosków o płatność i późniejsze wypłaty dofinansowania.
Dodatkowo wychodząc naprzeciw Państwa potrzebom i wątpliwościom związanym z procesem przekazywania dokumentacji do kontroli, przedstawiamy przykładowe listy dokumentów jakie należy przedłożyć do CPPC do kontroli ex-post wraz z ich przykładowym spisem.
Tryby pozaustawowe
Postępowania przeprowadzone zgodnie z ustawą Prawo Zamówień Publicznych
Jednocześnie oddajemy w Państwa ręce materiały, przygotowane przez Ministerstwo Funduszy i Polityki Regionalnej oraz Komisję Europejską, które pomogą uniknąć błędów popełnianych podczas udzielania zamówień publicznych w trybach pozaustawowych w ramach projektów realizowanych z POPC 2014-2020.
Zachęcamy do stosowania załączonych wzorów.
