PYTANIA I ODPOWIEDZI

W przypadku urzędów centralnych, które posiadają jednostki regionalne, powołane do wykonywania zadań urzędu centralnego (np. GUS i urzędy statystyczne), zawieranie umów partnerstwa nie jest wymagane, gdyż podległość przedmiotowych instytucji zapewnia odrębny akt prawny. W takim przypadku, wartość wskaźnika „Liczba urzędów, które wdrożyły katalog rekomendacji dotyczących awansu cyfrowego” będzie wynosiła 1, jako że Beneficjent wraz z podległymi mu jednostkami (urzędami i innymi podmiotami), stanowi jeden urząd.

Jednocześnie w przypadku projektu, w którym Wnioskodawcą jest urząd, który realizuje projekt dla równorzędnych urzędów administracji, umowy partnerstwa są konieczne. Umowa partnerstwa jest także wymagana w projekcie, którego Wnioskodawcą jest jednostka administracji rządowej, a Partnerzy – podmiotami jej podległymi lub przez nią nadzorowanymi (np. MIiB oraz GDDKiA) i odwrotnie (np. CSIOZ oraz MZ). Przedmiotowe umowy zapewniają zaangażowanie podmiotów w realizację projektu, a także jego trwałość.

Należy przy tym mieć na uwadze, aby liczba instytucji danego typu nie była dublowana w obu wskaźnikach, tj. „Liczba urzędów, które wdrożyły katalog rekomendacji dotyczących awansu cyfrowego” i „Liczba podmiotów, które usprawniły funkcjonowanie w zakresie objętym katalogiem rekomendacji dotyczących awansu cyfrowego”. Urzędy powinny być wliczane jedynie do wskaźnika „Liczba urzędów, które wdrożyły katalog rekomendacji dotyczących awansu cyfrowego”, a wszelkie inne podmioty, do wskaźnika „Liczba podmiotów, które usprawniły funkcjonowanie w zakresie objętym katalogiem rekomendacji dotyczących awansu cyfrowego”.

Zgodnie z §8 ust. 2 Zarządzenia Nr 48 Prezesa Rady Ministrów z dnia 12 kwietnia 2016 r. w sprawie Komitetu Rady Ministrów do spraw Cyfryzacji:

„Wniosek o zaopiniowanie projektu informatycznego przez Komitet kieruje się:

1) w przypadku projektów współfinansowanych ze środków europejskich lub innych źródeł zagranicznych – przed złożeniem do odpowiednich instytucji wniosku o dofinansowanie;

2) w przypadku innych projektów – przed wystąpieniem o zapewnienie finansowania projektu w planie budżetu jednostki”.

Pozytywna opinia KRMC jest zatem wymagana na etapie aplikowania o współfinansowanie ze środków europejskich lub innych źródeł zagranicznych, m.in. w konkursach w ramach działania 2.2 POPC ogłoszonych przez CPPC.

Wszelkie informacje dotyczące KRMC są dostępne pod linkiem: http://krmc.mc.gov.pl/

Zgodnie z dokumentacją konkursową zamieszczoną na stronie internetowej CPPC obowiązującą w konkursie dla działania 2.2 POPC, jednym z obligatoryjnych załączników, które należy złożyć wraz z wnioskiem o dofinansowanie jest załącznik nr 6, tj. „Pozytywna ocena projektu wydana przez Komitet Rady Ministrów ds. Cyfryzacji wraz z Opisem założeń Projektu Informatycznego, który podlegał ocenie KRMC”. Bez przedłożenia ww. załącznika wniosek o dofinansowanie nie będzie mógł uzyskać pozytywnej oceny.

Kryteria oceny projektów obowiązujące w naborze dla działania 2.2 POPC odnoszą się do niniejszej kwestii. Jest to:

• Kryterium formalne nr 2 „Pozytywna ocena KRMC”, które brzmi następująco „Wnioskodawca przedstawił pozytywną ocenę projektu wydaną przez Komitet Rady Ministrów ds. cyfryzacji w postaci Protokołu ustaleń. Opinia KRMC została wydana nie wcześniej niż 9 miesięcy przed dniem złożenia wniosku o dofinansowanie.”

• Kryterium merytoryczne I stopnia nr 2 „Zgodność projektu z Opisem Projektu Informatycznego przedstawionym i zaakceptowanym przez KRMC”, w ramach którego projekt podlega ocenie pod względem zgodności zakresu z Opisem Projektu Informatycznego opiniowanym przez KRMC.

Zgodnie z informacjami zamieszczonymi w „Aktualnościach” na stronie internetowej KRMC, termin na przekazanie wniosków o zaopiniowanie przez KRMC projektów informatycznych planowanych do zgłoszenia w ramach ogłoszonego naboru w działaniu 2.2 POPC upływa dnia 20 października br.

Poniżej link do ww. informacji:

http://krmc.mc.gov.pl/krm/aktualnosci/3708,Informacja-o-terminie-na-skladanie-wnioskow-o-zaopiniowanie-przez-KRMC-projektow.html

Nie muszą Państwo ponownie przeprowadzać prezentacji założeń projektu. Dokumentacja powstała w wyniku przeprowadzenia przez Państwo prezentacji na początku 2017 r. w związku z aplikowaniem w ramach II naboru w Działaniu 2.2 POPC jest akceptowalna.

Jednocześnie w celu usprawnienia odpowiedzi na pytania Wnioskodawców przez cały zespół odpowiedzialny za konkurs dla Działania 2.2 POPC, proszę o kierowanie pytań drogą elektroniczną na adres e-mail: konkurs2.2-pytania@cppc.gov.pl

Każdy z Wnioskodawców działania 2.2 POPC jest zobowiązany złożyć wraz z wnioskiem o dofinansowanie wymagane dokumentacją konkursową załączniki.

W Instrukcji wypełniania wniosku o dofinansowanie, w ramach wymogów dotyczących przygotowania wniosku o dofinansowanie, w pkt. 5 wskazano, iż:

„Do wniosku należy załączyć wszystkie wymagane załączniki zgodnie z listą podaną przez IOK oraz ewentualnie inne załączniki, które w ocenie wnioskodawcy są niezbędne do oceny wniosku o dofinansowanie. (…)”

Ww. Instrukcja wskazuje także, że przygotowując wniosek należy zastosować właściwy dla działania 2.2 formularz wniosku, jak również dla załączników – jeżeli przewidziano specjalne formularze dla załączników.

Przedkładane załączniki powinny być prawidłowo sporządzone oraz aktualne.

Odnosząc się do wskazanej kwestii dokumentacji wytworzonej w wyniku przeprowadzenia prezentacji założeń projektu oraz pozytywnej oceny projektu wydanej przez KRMC przekazuję, iż:

• Nie muszą Państwo ponownie przeprowadzać prezentacji założeń projektu co oznacza, że dokumentacja powstała w wyniku przeprowadzenia przez Państwo ww. prezentacji na koniec 2016 r. w związku z aplikowaniem w ramach II naboru w działaniu 2.2 POPC jest akceptowalna.

• Pozytywna ocena projektu wydana przez KRMC jest akceptowalna jeśli – zgodnie z kryterium formalnym nr 2 – została wydana nie wcześniej niż 9 miesięcy przed dniem złożenia wniosku o dofinansowanie.

Jednocześnie pragnę zwrócić uwagę, iż lista załączników w obecnie trwającym III naborze w działaniu 2.2 POPC uległa zmianie w stosunku do listy załączników obowiązującej w poprzednim II naborze w działaniu 2.2 POPC. Proszę zatem o zapoznanie się ze zmianami.

Każdy z Wnioskodawców działania 2.2 Programu Operacyjnego Polska Cyfrowa musi wpisywać się w jeden z typów Beneficjentów zdefiniowanych w Szczegółowym Opisie Osi Priorytetowych POPC na lata 2014-2020. Zgodnie z SzOOP (będącym podstawowym dokumentem określającym typ beneficjentów dla poszczególnych działań) o dofinansowanie w ramach działania 2.2 POPC mogą ubiegać się:

• jednostki administracji rządowej;

• podmioty podległe jednostkom administracji rządowej lub przez nie nadzorowane;

• partnerstwa tworzone pomiędzy wskazanymi powyżej wnioskodawcami.

Wnioskodawca zobowiązany jest do przeprowadzenia, przed złożeniem wniosku o dofinansowanie, analizy w zakresie spełnienia kryterium podmiotowego udziału w ogłoszonym konkursie. W świetle powyższego Wnioskodawca powinien zbadać, dokonać analizy dokumentów statutowych, czy (i partnerzy – jeśli dotyczy) wpisuje się w katalog potencjalnych beneficjentów i jest podmiotem kwalifikującym się do wsparcia w ramach działania, zgodnie z Programem Operacyjnym Polska Cyfrowa na lata 2014-2020 oraz Szczegółowym Opisem Osi Priorytetowych POPC na lata 2014-2020.

Dodatkowo pragnę wskazać, iż – zgodnie z kryterium formalnym nr 11 – Wnioskodawca jest zobowiązany do przedłożenia wraz z wnioskiem dokumentu stanowiącego akceptację realizacji projektu przez właściwego decydenta, stanowiącego załącznik nr 2 do wniosku o dofinansowanie.

Nie sprecyzowano co konkretnie będzie przedmiotem Państwa projektu, czego miałby dotyczyć wspomniany system. Pragnę zatem wskazać, iż cele Państwa projektu muszą wpisywać się w działanie 2.2 POPC. Proszę zatem o przeanalizowanie założeń Państwa projektu pod względem wpisywania się w działanie. Należy mieć na względzie, że projekt będzie oceniany pod względem kwalifikowania się do wsparcia w ramach danego konkursu.

Zgodnie z SzOOP: „Celem wsparcia jest usprawnienie funkcjonowania administracji rządowej poprzez cyfryzację procesów i procedur dotyczących funkcjonowania obszaru back-office. Będzie się to odbywało poprzez ujednolicanie kluczowych systemów i interfejsów zgodnie z modelem cyfryzacji urzędów, zawartym w opracowanym przez ministra właściwego ds. informatyzacji Katalogu Rekomendacji Cyfrowego Urzędu. KRCU obejmuje m.in. następujące obszary: interoperacyjność, funkcjonowanie systemu elektronicznego zarządzania dokumentacją, zapewnienie transparentności i otwartości administracji, standardy elektronicznej skrzynki podawczej i kompetencje cyfrowe urzędników.

W ramach realizowanych projektów przewiduje się opracowanie i wdrożenie innowacyjnych rozwiązań teleinformatycznych oraz wymianę najlepszych praktyk pomiędzy urzędami.

Wprowadzone rozwiązania przyspieszą załatwianie spraw w urzędach, co przełoży się na podniesienie poziomu obsługi obywateli i przedsiębiorców.”

Każdy z Wnioskodawców działania 2.2 POPC musi wpisywać się w jeden z typów Beneficjentów zdefiniowanych w Szczegółowym Opisie Osi Priorytetowych POPC na lata 2014-2020. SzOOP jest podstawowym dokumentem określającym typ beneficjentów dla poszczególnych działań, a w ramach działania 2.2 POPC o dofinansowanie mogą ubiegać się dokładnie te jednostki, które Państwo wymienili.

Wnioskodawca zobowiązany jest do przeprowadzenia, przed złożeniem wniosku o dofinansowanie, analizy w zakresie spełnienia kryterium podmiotowego udziału w ogłoszonym konkursie. W świetle powyższego Wnioskodawca powinien zbadać, dokonać analizy dokumentów statutowych, czy (i partnerzy – jeśli dotyczy) wpisuje się w katalog potencjalnych beneficjentów i jest podmiotem kwalifikującym się do wsparcia w ramach działania, zgodnie z Programem Operacyjnym Polska Cyfrowa na lata 2014-2020 oraz Szczegółowym Opisem Osi Priorytetowych POPC na lata 2014-2020.

Dodatkowo pragnę wskazać, iż – zgodnie z kryterium formalnym nr 11 – Wnioskodawca jest zobowiązany do przedłożenia wraz z wnioskiem dokumentu stanowiącego akceptację realizacji projektu przez właściwego decydenta, stanowiącego załącznik nr 2 do wniosku o dofinansowanie.

Jeśli zaś chodzi o zakres projektu, to pragnę wskazać, iż cele Państwa projektu muszą wpisywać się w działanie 2.2 POPC i jego cele szczegółowe. Proszę zatem o przeanalizowanie założeń Państwa projektu pod względem wpisywania się w działanie, a nie tylko typy projektów. Należy mieć na względzie, że projekt będzie oceniany pod względem kwalifikowania się do wsparcia w ramach danego konkursu.

Zgodnie ze Szczegółowym Opisem Osi Priorytetowych POPC na lata 2014-2020:

„Celem wsparcia jest usprawnienie funkcjonowania administracji rządowej poprzez cyfryzację procesów i procedur dotyczących funkcjonowania obszaru back-office. Będzie się to odbywało poprzez ujednolicanie kluczowych systemów i interfejsów zgodnie z modelem cyfryzacji urzędów, zawartym w opracowanym przez ministra właściwego ds. informatyzacji Katalogu Rekomendacji Cyfrowego Urzędu. KRCU obejmuje m.in. następujące obszary: interoperacyjność, funkcjonowanie systemu elektronicznego zarządzania dokumentacją, zapewnienie transparentności i otwartości administracji, standardy elektronicznej skrzynki podawczej i kompetencje cyfrowe urzędników.

W ramach realizowanych projektów przewiduje się opracowanie i wdrożenie innowacyjnych rozwiązań teleinformatycznych oraz wymianę najlepszych praktyk pomiędzy urzędami.

Wprowadzone rozwiązania przyspieszą załatwianie spraw w urzędach, co przełoży się na podniesienie poziomu obsługi obywateli i przedsiębiorców.”

Na naszej stronie internetowej jest dostępny formularz w Generatorze Wniosków dedykowany III naborowi w działaniu 2.2 POPC, w którym należy przygotować wniosek o dofinansowanie. Widnieje on w Generatorze Wniosków w zakładce „Formularze” jako „Dofinansowanie w ramach działania 2.2 – nabór POPC.02.02.00-IP.01-00-003/17” i jest dostępnym pod następującym linkiem https://generator.cppc.gov.pl/?action=show&wniosek=3

Formularz dedykowany II naborowi w działaniu 2.2 POPC, o którym Państwo wspominacie jest dostępny w zakładce „Poprzednie nabory”.

Przesunięcia okresu realizacji projektu, o którym Państwo wspominacie nie należy traktować jako niezgodność zakresu projektu z Opisem Projektu Informatycznego ocenionym przez KRMC.

W Instrukcji wypełniania wniosku o dofinansowanie w odniesieniu do „okresu realizacji projektu” wskazano, iż „to okres liczony od momentu planowanego podpisania umowy/porozumienia o dofinansowanie (określony na podstawie terminu zakończenia konkursu oraz wyznaczonego przez Instytucję Pośredniczącą maksymalnego czasu na podpisanie umowy/porozumienia) do rzeczowego zakończenia projektu (data ostatniego protokołu odbioru lub innego dokumentu równoważnego) nie może przekroczyć okresu wskazanego w Regulaminie konkursu.” W Regulaminie konkursu do naboru nr POPC.02.02.00-IP.01-00-003/17 w § 3 ust. 11 wskazano zaś, iż „Przewidywany termin rozstrzygnięcia konkursu to kwiecień 2018 r.”, w § 11 ust. 11 wskazano, iż „Przewidywana data zawierania umów/porozumień o dofinansowanie projektów to czerwiec 2018 r.” natomiast w § 4 ust. 7 wskazano, iż „Data zakończenia projektu, rozumiana jako data podpisania ostatniego protokołu odbioru lub innego dokumentu równoważnego, przypada nie później niż 36 miesięcy od daty podpisania umowy/porozumienia o dofinansowanie.”

Niemniej przekazuję, iż w celu zachowania zgodności projektu z pozytywnie zaopiniowanym przez KRMC Opisem Założeń Projektu Informatycznego przesunięcie (zmiana) terminów w harmonogramie realizacji projektu powinna odbyć się z zachowaniem uprzedniej struktury ww. harmonogramu (zaakceptowanym przez KRMC), tj. bez zasadniczej zmiany uprzednio zaplanowanych okresów czasu przeznaczonych na konkretne zadania.

Dodatkowo celem wyjaśnienia pragnę informacyjnie przekazać, że kryterium dotyczące zgodności projektu z Opisem Projektu Informatycznego przedstawionym i zaakceptowanym przez KRMC nie jest kryterium formalnym tak jak Państwo wskazali, a kryterium merytorycznym I stopnia.

Kryteria oceny projektów obowiązujące w naborze dla działania 2.2 POPC odnoszą się do niniejszej kwestii w dwóch kryteriach i są to:

• Kryterium formalne nr 2 „Pozytywna ocena KRMC”, które brzmi następująco „Wnioskodawca przedstawił pozytywną ocenę projektu wydaną przez Komitet Rady Ministrów ds. cyfryzacji w postaci Protokołu ustaleń. Opinia KRMC została wydana nie wcześniej niż 9 miesięcy przed dniem złożenia wniosku o dofinansowanie.”

• Kryterium merytoryczne I stopnia nr 2 „Zgodność projektu z Opisem Projektu Informatycznego przedstawionym i zaakceptowanym przez KRMC”, w ramach którego projekt podlega ocenie pod względem zgodności zakresu z Opisem Projektu Informatycznego opiniowanym przez KRMC.