PYTANIA I ODPOWIEDZI

Każdy z Wnioskodawców działania 2.2 POPC musi się wpisywać w jeden z typów Beneficjentów określony w Szczegółowym Opisie Osi Priorytetowych Programu Operacyjnego Polska Cyfrowa na lata 2014-2020, tj.:

– jednostki administracji rządowej,
– podmioty podległe jednostkom administracji rządowej lub przez nie nadzorowane,
– partnerstwa tworzone pomiędzy wskazanymi powyżej wnioskodawcami.

Wnioskodawca zobowiązany jest do przeprowadzenia, przed złożeniem wniosku o dofinansowanie, analizy w zakresie spełnienia kryterium podmiotowego udziału w ogłoszonym konkursie.

W świetle powyższego, Wnioskodawca powinien zbadać, dokonać analizy dokumentów statutowych, czy (i partnerzy – jeśli dotyczy) wpisuje się w katalog potencjalnych beneficjentów i jest podmiotem kwalifikującym się do wsparcia w ramach działania, zgodnie z Programem Operacyjnym Polska Cyfrowa na lata 2014-2020 oraz Szczegółowym opisem osi priorytetowych Programu Operacyjnego Polska Cyfrowa na lata 2014-2020. Podkreślam, iż na etapie aplikowania na Wnioskodawcy ciąży obowiązek przedłożenia dokumentów potwierdzających spełnianie kryterium podmiotowego.

Ponadto, art. 33 ust. 1 Ustawy z dnia 11 lipca 2014 r. o zasadach realizacji programów w zakresie polityki spójności finansowanych w perspektywie finansowej 2014–2020 wskazuje: W celu wspólnej realizacji projektu, w zakresie określonym przez instytucję zarządzającą krajowym programem operacyjnym albo instytucję zarządzającą regionalnym programem operacyjnym, może zostać utworzone partnerstwo, przez podmioty wnoszące do projektu zasoby ludzkie, organizacyjne, techniczne lub finansowe, realizujące wspólnie projekt, zwany dalej „projektem partnerskim”, na warunkach określonych w porozumieniu albo umowie o partnerstwie.

Zgodnie ze Szczegółowym Opisem Osi Priorytetowych POPC na lata 2014 – 2020 (będącym podstawowym dokumentem określającym typ beneficjentów dla poszczególnych działań), o dofinansowanie w ramach działania 2.2 POPC mogą się ubiegać:

•  jednostki administracji rządowej;
• podmioty podległe jednostkom administracji rządowej lub przez nie nadzorowane;
• partnerstwa tworzone pomiędzy wskazanymi powyżej wnioskodawcami.

Pojęcie jednostek administracji rządowej należy rozumieć szeroko jako zespoły ludzi powołane do obsługi organów administracji rządowej sensu largo, do których należą ministrowie, centralne organy administracji rządowej, wojewodowie oraz działające w imieniu wojewodów lub we własnym imieniu inne terenowe organy administracji rządowej zespolonej i niezespolonej.

Dodatkowo informuję, iż w przypadku projektów realizowanych przez jednostki nadzorowane lub jednostki podległe wymagana jest akceptacja realizacji projektu przez właściwego decydenta, która stanowi odpowiednio załącznik 2 Wniosku o dofinansowanie.

Kluczowym dokumentem dla Państwa jest również Ustawa z dnia 24 sierpnia 1991 r. o Państwowej Straży Pożarnej, która określa podległość PSP jak i jej jednostek organizacyjnych.

W związku z czym muszą Państwo dokonać analizy podległości jednostki jak i jej statutu. Przypominam, że Wnioskodawca zobowiązany jest do przeprowadzenia, przed złożeniem wniosku o dofinansowanie, analizy w zakresie spełnienia kryterium podmiotowego udziału w ogłoszonym konkursie.

W świetle powyższego, Wnioskodawca powinien zbadać, dokonać analizy dokumentów statutowych, czy (i partnerzy – jeśli dotyczy) wpisuje się w katalog potencjalnych beneficjentów i jest podmiotem kwalifikującym się do wsparcia w ramach działania, zgodnie z Programem Operacyjnym Polska Cyfrowa na lata 2014-2020 oraz Szczegółowym opisem osi priorytetowych Programu Operacyjnego Polska Cyfrowa na lata 2014-2020. Podkreślam, iż na etapie aplikowania na Wnioskodawcy ciąży obowiązek przedłożenia dokumentów potwierdzających spełnianie kryterium podmiotowego.

Ponadto, art. 33 ust. 1 Ustawy z dnia 11 lipca 2014 r. o zasadach realizacji programów w zakresie polityki spójności finansowanych w perspektywie finansowej 2014–2020 wskazuje: W celu wspólnej realizacji projektu, w zakresie określonym przez instytucję zarządzającą krajowym programem operacyjnym albo instytucję zarządzającą regionalnym programem operacyjnym, może zostać utworzone partnerstwo, przez podmioty wnoszące do projektu zasoby ludzkie, organizacyjne, techniczne lub finansowe, realizujące wspólnie projekt, zwany dalej „projektem partnerskim”, na warunkach określonych w porozumieniu albo umowie o partnerstwie.

Zgodnie z zapisami w Szczegółowym Opisie Osi Priorytetowych POPC na lata 2014 – 2020  o dofinansowanie w ramach działania mogą się ubiegać jednostki administracji rządowej, podmioty podległe lub przez nie nadzorowane oraz partnerstwa tworzone pomiędzy wskazanymi typami beneficjentów.

Pojęcie jednostek administracji rządowej należy rozumieć szeroko jako zespoły ludzi powołane do obsługi organów administracji rządowej sensu largo, do których należą ministrowie, centralne organy administracji rządowej, wojewodowie oraz działające w imieniu wojewodów lub we własnym imieniu inne terenowe organy administracji rządowej zespolonej i niezespolonej.

Kluczowym dokumentem dla Państwa jest Ustawa z dnia 24 sierpnia 1991 r. o Państwowej Straży Pożarnej, która określa podległość PSP jak i jej jednostek organizacyjnych. W związku z czym muszą Państwo dokonać analizy podległości jednostki jak i jej statutu.

Dodatkowo informuję, iż w przypadku projektów realizowanych przez jednostki nadzorowane lub jednostki podległe wymagana jest akceptacja realizacji projektu przez właściwego decydenta, która stanowi odpowiednio załącznik 2 Wniosku o dofinansowanie.

Dopuszczalną formułą realizacji projektu przez podmioty, jest realizacja projektu w partnerstwie z uprawnionymi wnioskodawcami.

Informacje odnośnie definicji partnera oraz konieczności uzasadnienia realizacji Projektu w partnerstwie zamieszczono w punkcie nr 5 „Partnerzy” Instrukcji do wypełniania wniosku o dofinansowanie realizacji projektu w ramach POPC:

„Partnerem jest podmiot w rozumieniu art. 33 ust. 1 ustawy z dnia 11 lipca 2014 r. o zasadach realizacji programów operacyjnych polityki spójności finansowanych w perspektywie finansowej 2014-2020, który jest wymieniony we wniosku o dofinansowanie projektu, realizujący wspólnie z beneficjentem (i ewentualnie innymi partnerami) projekt na warunkach określonych w porozumieniu albo umowie o partnerstwie i wnoszący do projektu zasoby ludzkie, organizacyjne, techniczne lub finansowe. (…) Partner może ponosić wydatki kwalifikowane w projekcie pod warunkiem, iż jest to zgodne z zawartą umową lub porozumieniu o partnerstwie.

Partnerstwo zgodnie z art. 33 ustawy wdrożeniowej jest dopuszczalne w sytuacjach, gdy udział partnera/partnerów przyczynia się do osiągnięcia celów projektu w wymiarze większym niż przy zaangażowaniu jedynie wnioskodawcy, powoduje synergię lub umożliwia całościowe potraktowanie zagadnienia, którego dotyczy projekt.

Niedopuszczalna jest sytuacja, w której w ramach partnerstwa partner/partnerzy realizowaliby co do zasady zadania, które z równie dobrym skutkiem dla osiągnięcia celów projektu mógłby zrealizować wykonawca wyłoniony zgodnie z prawem zamówień publicznych.

Wnioskodawca jest zobowiązany do wykazania dopuszczalności partnerstwa w polu „Opis sposobu wyboru partnera oraz uzasadnienie dla jego wyboru”.

Niedowidzenie dopuszczalności realizacji projektu w formule partnerstwa zamiast zamówienia publicznego będzie skutkować odrzuceniem wniosku na etapie oceny formalnej.”

(…) Opis sposobu wyboru partnera oraz uzasadnienie dla jego wyboru – należy opisać sposób wyboru partnera oraz uzasadnienie jego wyboru w kontekście konieczności realizowania Projektu w partnerstwie. W przypadku partnerów spoza sektora finansów publicznych, ze szczególnym odniesieniem do wymagań zawartych w art. 33 ustawy o zasadach realizacji programów w zakresie polityki spójności finansowanych w perspektywie finansowej 2014-2020. Ponadto w punkcie tym należy uzasadnić potrzebę realizacji projektu w partnerstwie (jeśli dotyczy) oraz wskazać podział zadań w partnerstwie.”

Jednocześnie należy pamiętać, że partner wnosi do projektu wartość dodaną, tj. przyczynia się do osiągnięcia celów projektu w wymiarze większym niż przy zaangażowaniu jedynie Wnioskodawcy, powoduje synergię lub umożliwia całościowe potraktowanie zagadnienia, którego dotyczy projekt.

Umowę/porozumienie o partnerstwie wraz z dokumentacją związaną z wyborem partnerów należy załączyć do wniosku o dofinansowanie w załączniku nr 3.

Wybór partnera spoza sektora finansów publicznych powinien być przeprowadzony z zachowaniem zasady przejrzystości i równego traktowania podmiotów.”

W zakresie Prezentacji założeń projektu opracowana została Instrukcja, która stanowi załącznik nr 10 do Regulaminu konkursu (Instrukcja stosowania kryterium formalnego „Prezentacja założeń projektu”) i jest dostępna na stronie IOK, pod linkiem: https://arch.cppc.gov.pl/programy/popc-2/popc/dzialanie-2-2-cyfryzacja-procesow-back-office-w-administracji-rzadowej/nabor-wnioskow-popc-2-2-2-konkurs/

Proszę uprzejmie o zapoznanie się z dokumentem „Instrukcja stosowania kryterium formalnego „Prezentacja założeń projektu”.

Jednocześnie informuję, iż zgodnie z zaleceniami do przeprowadzenia Prezentacji założeń projektu, w następstwie prezentacji należy sporządzić protokół z jej przebiegu, który powinien zawierać informację, że podczas prezentacji został zaprezentowany m.in.: „harmonogram zamówień publicznych wraz z kwotą przewidzianą do przeznaczenia na poszczególne zamówienia lub informacja o wyłonionych już wykonawcach i kwotach, na które opiewają udzielone zamówienia”.

Dodatkowo, w celu usprawnienia odpowiedzi na pytania Wnioskodawców przez cały zespół odpowiedzialny za konkurs dla Działania 2.2, proszę o kierowanie pytań drogą elektroniczną na adres: konkurs2.2-nabor2@cppc.gov.pl

Uprzejmie informuję, iż w myśl zapisów Rozdziału 4 ust. 7 „Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020” „IZ PO może ustanowić szczegółowe warunki i procedury dotyczące kwalifikowalności wydatków dla projektów współfinansowanych w ramach danego PO w formie wytycznych programowych pod warunkiem, że będą one zgodne z warunkami i procedurami określonymi w Wytycznych.”

Zgodnie z Rozdziałem 2 ust. 2 „Zasad kwalifikowania wydatków w ramach II osi priorytetowej Programu Operacyjnego Polska Cyfrowa na lata 2014-2020” „Zasady są zgodne z postanowieniami Wytycznych horyzontalnych oraz stanowią ich uszczegółowienie i uzupełnienie w zakresie, w jakim IZ POPC jest uprawniona do określania szczegółowych warunków kwalifikowalności wydatków w ramach Programu Operacyjnego Polska Cyfrowa 2014-2020. Oznacza to, że wyżej wymienione Wytyczne horyzontalne i Zasady są komplementarne i należy je stosować łącznie.”

W Podrozdziale 3.1 ust. 2 „Zasad…” wskazano, iż „Ponoszone wydatki mogą stanowić wydatek kwalifikowalny w ramach II osi priorytetowej POPC, o ile mieszczą się w wykazach wydatków kwalifikowalnych zamieszczonych w rozdziale 4 niniejszych Zasad.”

Zgodnie z Podrozdziałem 4.1.1 podpunkt h) „Zasad…” wydatkami kwalifikowalnymi w ramach II osi priorytetowej POPC poniesionymi na pokrycie kosztów pośrednich mogą być:

„i) wydatki związane z zaangażowaniem osób wykonujących czynności niezwiązane bezpośrednio z głównymi celami i produktami projektu, z zastrzeżeniem zapisów podrozdziału 6.16 Wytycznych horyzontalnych. Można do nich zaliczyć wydatki poniesione na pokrycie:

– kosztów wynagrodzeń personelu zarządzającego jednostki,

– kosztów wynagrodzeń innych osób zaliczających się do personelu wsparcia, czyli osób zaangażowanych w obsługę techniczną projektu, w tym obsługę kadrową, administracyjną, sekretariat i kancelarię, księgowość, obsługę w zakresie promocji, zamówień, prawnym i realizujące także inne działania niezwiązane z wdrażaniem konkretnych zadań wskazanych we wniosku o dofinansowanie projektu,

ii) wydatki na pokrycie kosztów usług wspomagających realizację i zarządzanie projektem, niezwiązanych bezpośrednio z głównymi celami i produktami projektu, w zakresie usług prawnych, zarządczych, tłumaczeń, usług księgowych, drukarskich i kopiowania dokumentów lub zakupu ogłoszeń prasowych niedotyczących promocji projektu.”

Jednocześnie pragnę wskazać, iż Podrozdział 8.4 Wytycznych horyzontalnych, na który Pani się powołuje odnosi się do projektów współfinansowanych z Europejskiego Funduszu Społecznego. Zgodnie ze „Szczegółowym opisem osi priorytetowych Programu Operacyjnego Polska Cyfrowa na lata 2014-2020” Program Operacyjny Polska Cyfrowa, w tym Działanie 2.2, jest zaś współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego.

W związku z powyższym wydatkami kwalifikowalnymi w ramach kosztów pośrednich w Działaniu 2.2 POPC są wydatki wskazane w Podrozdziale 4.1.1 podpunkt h) „Zasad…”.

Odpowiedź:

Zgodnie z aktualnym Harmonogramem naborów wniosków o dofinansowanie w trybie konkursowym dla Programu Operacyjnego Polska Cyfrowa, opublikowanym na naszej stronie internetowej, w 2017 r. jest planowany kolejny nabór z Działania 2.2 POPC.

Jednocześnie pragnę dodać, iż w myśl zapisów art. 47 „Ustawy z dnia 11 lipca 2014 r. o zasadach realizacji programów w zakresie polityki spójności finansowanych w perspektywie finansowej 2014-2020” dopuszcza się możliwość aktualizacji harmonogramu z zastrzeżeniem, że aktualizacja nie może dotyczyć naboru, którego przeprowadzenie zaplanowano w terminie nie dłuższym niż 3 miesiące, licząc od dnia aktualizacji.

W ramach załącznika nr 17. do wniosku o dofinansowanie, tj. Dokumenty potwierdzające tezę o braku występowania pomocy publicznej w odniesieniu do wydatków beneficjenta lub danego partnera należy co do zasady przedłożyć (zarówno w odniesieniu do Wnioskodawcy, jak i Partnera – jeśli dotyczy):

– dokumenty finansowe (zatwierdzone sprawozdania finansowe wraz z informacją dodatkową – jeśli jest sporządzana) za okres 5 ostatnich lat obrotowych,

– dokumenty potwierdzające tezę zawartą w pkt. 22d wniosku o dofinansowanie, tj. Uzasadnienie dla braku pomocy publicznej lub pomocy de minimis.

Odsyłam także do zapisów Instrukcji wypełniania wniosku o dofinansowanie w zakresie ww. punktu 22d, w której napisano:

„Należy w tym miejscu wykazać, dlaczego uznano, że udzielenie wsparcia na realizację projektu nie będzie spełniało przesłanek pomocy publicznej, o których mowa w art. 107 ust. 1 Traktatu funkcjonowaniu Unii Europejskiej lub pomocy de minimis. W celu uprawdopodobnienia, że pomoc publiczna lub pomoc de minimis nie występuje, wnioskodawca powinien przedłożyć stosowne dokumenty na poparcie tej tezy [np. dokumenty finansowe (m.in. bilans, rachunek zysków i strat, strukturę majątku itp.) potwierdzające brak prowadzenia działalności gospodarczej w rozumieniu unijnym w zakresie realizowanego projektu, stosowne akty prawne potwierdzające brak występowania pomocy publicznej z uwagi na wykonywanie w ramach projektu prerogatyw państwa itd.]. Należy mieć na uwadze, iż w przypadku stwierdzenia występowania pomocy publicznej lub pomocy de minimis w projekcie wnioskodawcy na etapie oceny merytorycznej, wniosek o dofinansowanie takiego projektu zostanie odrzucony.”

Zgodnie z dokumentacją konkursową Działania 2.2 POPC dla załącznika nr 11. Diagram struktury produktów projektu oraz nr 12. Diagram następstwa produktów projektu nie przewidziano wzorów. Formularze określono jedynie dla załącznika nr 7. Oświadczenie dotyczące kwalifikowalności VAT wnioskodawcy i partnerów (jeśli dotyczy) oraz nr 8. Lista kryteriów wyboru wraz ze wskazaniem, w których miejscach dokumentacji projektu (wniosku i załączników) opisano sposób spełnienia danego kryterium.

Załączniki, dla których nie przewidziano specjalnych wzorów opracowujecie Państwo samodzielnie.