PYTANIA I ODPOWIEDZI

Zgodnie z Regulaminem konkursu § 3 ust. 3, typy projektów podlegających dofinansowaniu w ramach konkursu określa Szczegółowy Opis Osi Priorytetowych POPC, tj.:

Typ I: Tworzenie lub rozwój e-usług publicznych (A2B, A2C),

Typ II: Tworzenie lub rozwój usług wewnątrzadministracyjnych (A2A) niezbędnych dla funkcjonowania e-usług publicznych (A2B, A2C).

W ramach realizacji projektu należy wybrać dominujący typ projektu oraz zgodnie z pkt. 2 „Informacje ogólne o projekcie” Instrukcji do wypełniania wniosku o dofinansowanie realizacji projektu w ramach POPC, należy go podać w polu: „Typ projektu”.

Każdy z wnioskodawców działania 2.1 POPC musi się wpisywać w jeden z typów Beneficjentów zdefiniowany w Szczegółowym Opisie Osi Priorytetowych Programu Operacyjnego Polska Cyfrowa na lata 2014-2020, tj.:

1. dla komponentu I:

-jednostki administracji rządowej, podmioty podległe jednostkom administracji rządowej lub przez nie nadzorowane (z wyłączeniem podmiotów wskazanych niżej jako potencjalni partnerzy),
-sądy i jednostki prokuratury,
-partnerstwa tworzone pomiędzy wskazanymi powyżej wnioskodawcami,
-partnerstwa uprawnionych wnioskodawców z przedsiębiorstwami, organizacjami pozarządowymi, jednostkami naukowymi, uczelniami lub podmiotami leczniczymi, dla których podmiotem tworzącym jest minister lub publiczna uczelnia medyczna.

1. dla komponentu II:

-jednostki administracji rządowej, podmioty podległe jednostkom administracji rządowej lub przez nie nadzorowane,

-partnerstwa uprawnionych wnioskodawców z podmiotami leczniczymi, dla których podmiotem tworzącym jest minister lub publiczna uczelnia medyczna.

Aby zbadać możliwość uczestnictwa, Wnioskodawca jest zobowiązany do przeprowadzenia, przed złożeniem wniosku o dofinansowanie, analizy w zakresie spełnienia kryterium podmiotowego udziału w ogłoszonych konkursach. W świetle powyższego, Wnioskodawca powinien zbadać, dokonać analizy dokumentów statutowych czy jest podmiotem kwalifikującym się do wsparcia, zgodnie z Programem Operacyjnym Polska Cyfrowa na lata 2014-2020 oraz Szczegółowym Opisem Osi Priorytetowych POPC.

Zgodnie z typem beneficjenta podanym w SZOOP POPC na lata 2014-2020, tylko dla podmiotów leczniczych wymagane jest, aby podmiotem tworzącym był minister lub publiczna uczelnia medyczna.

Dodatkowo informuję, iż dopuszczalną formułą realizacji projektu przez podmioty: uczelnia lub podmiot leczniczy, dla którego podmiotem tworzącym jest minister lub publiczna uczelnia medyczna (tj. potencjalnych partnerów), jest realizacja projektu w partnerstwie z uprawnionymi wnioskodawcami.

Informacje odnośnie definicji partnera oraz konieczności uzasadnienia realizacji Projektu w partnerstwie zamieszczono w punkcie nr 5 „Partnerzy” Instrukcji do wypełniania wniosku o dofinansowanie realizacji projektu w ramach POPC:

„Partnerem jest podmiot w rozumieniu art. 33 ust. 1 ustawy z dnia 11 lipca 2014 r. o zasadach realizacji programów operacyjnych polityki spójności finansowanych w perspektywie finansowej 2014-2020, który jest wymieniony we wniosku o dofinansowanie projektu, realizujący wspólnie z beneficjentem (i ewentualnie innymi partnerami) projekt na warunkach określonych w porozumieniu albo umowie o partnerstwie i wnoszący do projektu zasoby ludzkie, organizacyjne, techniczne lub finansowe. (…) Partner może ponosić wydatki kwalifikowane w projekcie pod warunkiem, iż jest to zgodne z zawartą umową lub porozumieniu o partnerstwie.

Partnerstwo zgodnie z art. 33 ustawy wdrożeniowej jest dopuszczalne w sytuacjach, gdy udział partnera/partnerów przyczynia się do osiągnięcia celów projektu w wymiarze większym niż przy zaangażowaniu jedynie wnioskodawcy, powoduje synergię lub umożliwia całościowe potraktowanie zagadnienia, którego dotyczy projekt.

Niedopuszczalna jest sytuacja, w której w ramach partnerstwa partner/partnerzy realizowaliby co do zasady zadania, które z równie dobrym skutkiem dla osiągnięcia celów projektu mógłby zrealizować wykonawca wyłoniony zgodnie z prawem zamówień publicznych.

Wnioskodawca jest zobowiązany do wykazania dopuszczalności partnerstwa w polu „Opis sposobu wyboru partnera oraz uzasadnienie dla jego wyboru”.

Niedowiedzenie dopuszczalności realizacji projektu w formule partnerstwa zamiast zamówienia publicznego będzie skutkować odrzuceniem wniosku na etapie oceny formalnej.”

(…) Opis sposobu wyboru partnera oraz uzasadnienie dla jego wyboru – należy opisać sposób wyboru partnera oraz uzasadnienie jego wyboru w kontekście konieczności realizowania Projektu w partnerstwie. W przypadku partnerów spoza sektora finansów publicznych, ze szczególnym odniesieniem do wymagań zawartych w art. 33 ustawy o zasadach realizacji programów w zakresie polityki spójności finansowanych w perspektywie finansowej 2014-2020. Ponadto w punkcie tym należy uzasadnić potrzebę realizacji projektu w partnerstwie (jeśli dotyczy) oraz wskazać podział zadań w partnerstwie.”

Jednocześnie należy pamiętać, że partner wnosi do projektu wartość dodaną, tj. przyczynia się do osiągnięcia celów projektu w wymiarze większym niż przy zaangażowaniu jedynie Wnioskodawcy, powoduje synergię lub umożliwia całościowe potraktowanie zagadnienia, którego dotyczy projekt.

Umowę/porozumienie o partnerstwie wraz z dokumentacją związaną z wyborem partnerów należy załączyć do wniosku o dofinansowanie w załączniku nr 3.

Wybór partnera spoza sektora finansów publicznych powinien być przeprowadzony z zachowaniem zasady przejrzystości i równego traktowania podmiotów.”

Zgodnie z Instrukcją stosowania kryterium formalnego „Prezentacja założeń projektu” informacja o prezentacji założeń projektu przekazywana jest do wiadomości IP POPC, w celu publikacji informacji o prezentacji na stronie internetowej CPPC.

Do przekazania komunikatu zaleca się użyć skutecznego kanału komunikacji w administracji.

Proszę zatem uprzejmie o przekazanie informacji w jednej z form, np.: pismo/wiadomość email i za pośrednictwem i co najmniej jednego kanału, jaki został podany na stronie CPPC, pod linkiem: https://arch.cppc.gov.pl/kontakt/ (Dane teleadresowe).

Odpowiadając na pytanie przekazuję, iż dopuszczalną formułą realizacji projektu w ramach 2.1 POPC jest realizacja projektu w partnerstwie uprawnionych wnioskodawców z przedsiębiorstwami, organizacjami pozarządowymi, jednostkami naukowymi, uczelniami lub podmiotami leczniczymi, dla których podmiotem tworzącym jest minister lub publiczna uczelnia medyczna.

Należy pamiętać, iż w przypadku, gdy charakter Projektu wskazuje na możliwość występowania w nim pomocy publicznej w wyniku prowadzenia przez wnioskodawcę lub partnerów działalności  gospodarczej  w  rozumieniu  unijnym,  występuje konieczność  zastosowania „Metodologii szacowania wysokości dofinansowania w związku z prowadzeniem przez Beneficjenta działania 2.1. Programu Operacyjnego Polska Cyfrowa 2014-2020 działalności gospodarczej w rozumieniu unijnym”.

W  celu  uprawdopodobnienia  prawidłowości zastosowania mechanizmów określenia kwoty wsparcia, wnioskodawca zobligowany jest przedłożyć stosowne dokumenty (np. dokumenty finansowe m.in. bilans, rachunek zysków i strat, strukturę majątku itp.) potwierdzające poprawność wyliczeń.

Sposób wyliczenia dofinansowania oraz analizę zastosowania „Metodologii szacowania wysokości dofinansowania w związku z prowadzeniem przez Beneficjenta działania 2.1. Programu Operacyjnego Polska Cyfrowa 2014-2020 działalności gospodarczej w rozumieniu unijnym” należy przeprowadzić zarówno dla wnioskodawcy, jak i partnerów projektu.

Przekazuję, iż informacje odnośnie definicji partnera oraz konieczności uzasadnienia przez wnioskodawcę realizacji Projektu w partnerstwie zamieszczono w punkcie nr 5 „Partnerzy” Instrukcji do wypełniania wniosku o dofinansowanie realizacji projektu w ramach POPC dla działania 2.1:

„Partnerem jest podmiot w rozumieniu art. 33 ust. 1 ustawy z dnia 11 lipca 2014 r. o zasadach realizacji programów operacyjnych polityki spójności finansowanych w perspektywie finansowej 2014-2020, który jest wymieniony we wniosku o dofinansowanie projektu, realizujący wspólnie z beneficjentem (i ewentualnie innymi partnerami) projekt na warunkach określonych w porozumieniu albo umowie o partnerstwie i wnoszący do projektu zasoby ludzkie, organizacyjne, techniczne lub finansowe. (…) Partner może ponosić wydatki kwalifikowane w projekcie pod warunkiem, iż jest to zgodne z zawartą umową lub porozumieniu o partnerstwie.

Partnerstwo zgodnie z art. 33 ustawy wdrożeniowej jest dopuszczalne w sytuacjach, gdy udział partnera/partnerów przyczynia się do osiągnięcia celów projektu w wymiarze większym niż przy zaangażowaniu jedynie wnioskodawcy, powoduje synergię lub umożliwia całościowe potraktowanie zagadnienia, którego dotyczy projekt.

Niedopuszczalna jest sytuacja, w której w ramach partnerstwa partner/partnerzy realizowaliby co do zasady zadania, które z równie dobrym skutkiem dla osiągnięcia celów projektu mógłby zrealizować wykonawca wyłoniony zgodnie z prawem zamówień publicznych.” Dodatkowo wnioskodawca jest zobowiązany do wykazania zastosowania formuły partnerstwa w polu „Opis sposobu wyboru partnera oraz uzasadnienie dla jego wyboru”. Należy opisać sposób wyboru partnera oraz uzasadnienie jego wyboru w kontekście konieczności realizowania Projektu w partnerstwie, w przypadku partnerów spoza sektora finansów publicznych, ze szczególnym odniesieniem do wymagań zawartych w art. 33 ustawy o zasadach realizacji programów w zakresie polityki spójności finansowanych w perspektywie finansowej 2014-2020.

Niedowiedzenie dopuszczalności realizacji projektu w formule partnerstwa zamiast zamówienia publicznego będzie skutkować odrzuceniem wniosku na etapie oceny formalnej.

Jednocześnie należy pamiętać, że partner wnosi do projektu wartość dodaną, tj. przyczynia się do osiągnięcia celów projektu w wymiarze większym niż przy zaangażowaniu jedynie Wnioskodawcy, powoduje synergię lub umożliwia całościowe potraktowanie zagadnienia, którego dotyczy projekt.

W przypadku projektu partnerskiego do wniosku o dofinansowanie należy również załączyć umowę/porozumienie o partnerstwie wraz z dokumentacją związaną z wyborem partnerów (załącznik nr 3 do wniosku).

Ponadto informuję, iż w ramach kryteriów wyboru projektów działania 2.1, merytorycznych II stopnia, nr 3 „Uzyskanie praw do korzystania z oprogramowania w sposób zabezpieczający interesy Wnioskodawcy” oraz nr 8 „Ekonomicznie i adekwatnie do potrzeb zaplanowana infrastruktura techniczna” projekt będzie oceniany pod względem wystąpienia ryzyka vendor-lockingu, tj. uzależnienia się od dostawców w głównych, w szczególności kosztowych, aspektach planowanych rozwiązań oraz czy nie przyjęto wyłącznych rozwiązań własnych dostawcy, które uniemożliwiają lub utrudniają dalszą niezależną od dostawcy rozbudowę lub modyfikację przyjętego rozwiązania.

W odpowiedzi na pytanie dotyczące instrukcji w zakresie przygotowania Studium wykonalności przekazuję, iż został przygotowany i udostępniony dla Wnioskodawców działania 2.1 oraz 2.2 POPC Formularz do Studium wykonalności projektów realizowanych w ramach Programu Operacyjnego Polska Cyfrowa, który stanowi narzędzie pomocnicze i ma na celu usprawnienie prawidłowego przygotowania obligatoryjnego załącznika jakim jest Studium Wykonalności. Formularz  wskazuje m.in. jakie obligatoryjne aspekty powinny znaleźć się w przygotowywanym przez Wnioskodawcę studium wykonalności.

Formularz znajduje się na stronie internetowej CPPC pod adresem: https://studium.cppc.gov.pl/index.php?r=survey/index&sid=218231 (dla działania 2.1 POPC) oraz https://arch.cppc.gov.pl/formularz-studium-wykonalnosci/

Jednocześnie należy pamiętać, iż zastosowanie udostępnionego formularza nie jest obowiązkowe. Sposób przygotowania Studium Wykonalności jest dowolny – formularz jest aplikacją pomocniczą i umożliwia napisanie gotowego studium wykonalności dla projektu w ramach działania 2.1

 W odpowiedzi na pytanie dotyczące wytycznych w zakresie przygotowania Studium wykonalności przekazuję, iż został przygotowany i udostępniony dla Wnioskodawców działania 2.1 Formularz do Studium wykonalności projektów realizowanych w ramach Programu Operacyjnego Polska Cyfrowa, który stanowi narzędzie pomocnicze i ma na celu usprawnienie prawidłowego przygotowania obligatoryjnego załącznika jakim jest Studium wykonalności. Formularz wskazuje m.in. jakie obligatoryjne aspekty powinny znaleźć się w przygotowywanym przez Wnioskodawcę studium wykonalności. Rekomenduje się, aby przygotowany szablon potraktować jako swoisty „spis treści” Studium wykonalności projektu, który należy uzupełnić odpowiednimi danymi i treścią. Seria pytań i zalecenia do nich, powinny pozwolić Wnioskodawcy w klarowny sposób, przedstawić koncepcje projektu w przygotowywanym studium.

Formularz wraz z jego charakterystyką znajduje się na stronie internetowej CPPC pod adresem: https://arch.cppc.gov.pl/formularz-studium-wykonalnosci/

Jednocześnie należy pamiętać, iż zastosowanie udostępnionego formularza nie jest obowiązkowe. Sposób przygotowania Studium Wykonalności jest dowolny – formularz jest aplikacją pomocniczą i umożliwia napisanie gotowego studium wykonalności dla projektu w ramach działania 2.1 POPC.

Aby prawidłowo przygotować dokumentację aplikacyjną w ramach działania 2.1 POPC, w tym jeden z załączników do wniosku o dofinansowanie, jakim jest Studium wykonalności projektu, należy szczegółowo zapoznać się z wytycznymi konkursowymi, jakie określa Regulamin konkursu dostępny na stronie CPPC pod adresem: https://arch.cppc.gov.pl/wp content/uploads/Regulamin-konkursu-2.1-wyd%C5%82u%C5%BCenie-naboru.pdf w tym z Kryteriami wyboru projektów: https://arch.cppc.gov.pl/wp-content/uploads/za%C5%82.6.Kryteria-2_1-po-KM.pdf , które stanowią załącznik nr 6 do Regulaminu konkursu i w istotny/znaczny sposób definiują/nakreślają zakres projektów informatycznych, jakie mogą uzyskać dofinansowanie w ramach konkursu.

Dodatkowo przekazuję, iż dokumenty i informacje niezbędne do aplikowania o środki w ramach przedmiotowego konkursu zostały określone w ogłoszeniu o konkursie: https://arch.cppc.gov.pl/programy/popc-2/popc/dzialanie-2-1-wysoka-dostepnosc-i-jakosc-e-uslug-publicznych/nabor-wnioskow-popc-2-1-4-konkurs/

Odpowiadając na pytanie przekazuję, iż na etapie aplikowania o współfinansowanie projektu w ramach działania 2.1 POPC, należy przedstawić pozytywną opinię wydaną przez Komitet Rady Ministrów do spraw Cyfryzacji.

KRMC jest organem pomocniczym Rady Ministrów i Prezesa Rady Ministrów i zgodnie z § 8 ust. 2 Zarządzenia nr 48 Prezesa Rady Ministrów z dnia 12 kwietnia 2016 r. w sprawie Komitetu Rady Ministrów do spraw Cyfryzacji „Wniosek o zaopiniowanie projektu informatycznego przez Komitet kieruje się:

1) w przypadku projektów współfinansowanych ze środków europejskich lub innych źródeł zagranicznych – przed złożeniem do odpowiednich instytucji wniosku o dofinansowanie;

2) w przypadku innych projektów – przed wystąpieniem o zapewnienie finansowania projektu w planie budżetu jednostki”.

W kwestii szczegółowych informacji, także tych dotyczących terminów odsyłamy na stronę KRMC (http://krmc.mc.gov.pl/ ).

Dodatkowo przekazuję, iż zgodnie z opublikowanym przy Uchwale nr 5 Komitetu Rady Ministrów do spraw Cyfryzacji z dnia 17 października 2016 r., wzorem opisu założeń projektu informatycznego, do dokumentacji składanej do KRMC należy załączyć Protokół z prezentacji założeń projektu: http://krmc.mc.gov.pl/krm/informacje-o-krmc/uchwaly-krmc/3151,Uchwala-KRMC-w-sprawie-okreslenia-wzoru-opisu-zalozen-projektu-informatycznego.html .

 Uprzejmie informuję, iż w ramach załącznika nr 14. do wniosku o dofinansowanie, tj. Dokumenty finansowe stanowiące podstawę oceny prowadzenia lub nieprowadzenia przez Wnioskodawcę działalności gospodarczej w rozumieniu unijnym oraz prawidłowości oszacowania wnioskowanej kwoty dofinansowania w kontekście zastosowania „Metodologii szacowania wysokości dofinansowania w związku z prowadzeniem przez Beneficjenta działania 2.1 Programu Operacyjnego Polska Cyfrowa 2014-2020 działalności gospodarczej w rozumieniu unijnym” należy co do zasady przedłożyć (zarówno w odniesieniu do Wnioskodawcy, jak i Partnera – jeśli dotyczy):

– dokumenty finansowe (zatwierdzone sprawozdania finansowe wraz z informacją dodatkową – jeśli jest sporządzana) za okres 5 ostatnich lat obrotowych,

– dokumenty potwierdzające sposób wyliczenia proporcji.

Odsyłam także do zapisów dokumentu „Metodologia szacowania wysokości dofinansowania w związku z prowadzeniem przez Beneficjenta działania 2.1 Programu Operacyjnego Polska Cyfrowa 2014-2020 działalności gospodarczej w rozumieniu unijnym”, a także Instrukcji wypełniania wniosku o dofinansowanie w zakresie punktu 20e wniosku o dofinansowanie, tj. Prawidłowość oszacowania wnioskowanego dofinansowania zgodnie z dokumentem: „Metodologia szacowania wysokości dofinansowania w związku z prowadzeniem przez Beneficjenta działania 2.1. Programu Operacyjnego Polska Cyfrowa 2014-2020 działalności gospodarczej w rozumieniu unijnym” wraz z uzasadnieniem, w której napisano:

„Należy w tym miejscu wykazać, dlaczego uznano, że charakter projektu wskazuje na możliwość występowania w nim pomocy publicznej w wyniku prowadzenia przez wnioskodawcę lub partnerów działalności gospodarczej w rozumieniu unijnym, a co za tym idzie konieczność zastosowania „Metodologii…”, lub wykazać, że charakter Projektu lub działalności podmiotów zaangażowanych w realizację Projektu pozwala stwierdzić, iż udzielane wsparcie nie miałoby charakteru pomocy publicznej nawet bez zastosowania „Metodologii…”. W celu uprawdopodobnienia prawidłowości zastosowania mechanizmów określenia kwoty wsparcia, wnioskodawca powinien przedłożyć stosowne dokumenty (np. dokumenty finansowe m.in. bilans, rachunek zysków i strat, strukturę majątku itp.), potwierdzające poprawność wyliczeń.

Sposób wyliczenia dofinansowania oraz analizę zastosowania „Metodologia szacowania wysokości dofinansowania w związku z prowadzeniem przez Beneficjenta działania 2.1. Programu Operacyjnego Polska Cyfrowa 2014-2020 działalności gospodarczej w rozumieniu unijnym” należy przeprowadzić zarówno dla Wnioskodawcy, jak i Partnerów Projektu.

W przypadku, gdy ilość znaków zaplanowanych w formularzu wniosku o dofinansowanie okaże się niewystarczająca rozwinięcie analizy występowania pomocy publicznej lub określenia kwoty dofinansowania może znaleźć się w studium wykonalności, we wniosku należy w takim przypadku przedstawić główne założenia analizy oraz jej wyniki oraz wskazać, w którym rozdziale studium wykonalności znajduje się rozwinięcie tematu.”