Realizacja projektu – skrót informacji

Podpisanie umowy o dofinansowanie

Jeżeli w wyniku oceny wniosek zostanie zakwalifikowany do objęcia wsparciem, zostanie z beneficjentem zawarta umowa o dofinansowanie. Procedura jej podpisania rozpoczyna się w momencie otrzymania oficjalnego pisma potwierdzającego przyznanie wsparcia na realizację projektu. Zawiera ono również informację o dokumentach, jakie beneficjent musi zgromadzić do podpisania umowy oraz terminie, w którym powinien dopełnić niezbędnych formalności.

Wykaz dokumentów może się różnić, w zależności od projektu, który będzie realizowany. Wymaganą bazę w większości przypadków stanowią:

1. dokumenty rejestrowe przedsiębiorstwa (w tym aktualny wyciąg z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej lub odpis Krajowego Rejestru Sądowego; zaświadczenie o nadaniu NIP i REGON),
2. kopia umowy o prowadzenie rachunku bankowego,
3. aktualne zaświadczenia o niezaleganiu z należnościami publicznymi (np. składkami ZUS, podatkami),
4. dokumenty potwierdzające ustanowienie zabezpieczenia prawidłowej realizacji umowy (np. weksel, gwarancja bankowa, poręczenie).

Umowa o dofinansowanie opisuje zobowiązania i uprawnienia oraz harmonogram realizacji projektu i jego budżet. Jej przedmiotem jest realizacja zaproponowanego przez beneficjenta projektu zgodnie z wnioskiem o dofinansowanie, który  stanie się załącznikiem do umowy. Wszelkie ewentualne zmiany w umowie będą wymagały zatwierdzenia przez instytucję udzielającą wsparcia.

Kwalifikowalność wydatków

Realizując projekt beneficjent musi pamiętać, że nie każdy wydatek związany z projektem może zostać dofinansowany. Poszczególne programy i rodzaje dotacji mają przypisany katalog tzw. kosztów kwalifikowanych. Beneficjent zapoznaje się z nim już na etapie pisania wniosku o dotację. Tylko wydatki z tego katalogu podlegają dofinansowaniu. Pozostałe koszty beneficjent ponosi ze środków własnych.

O kwalifikowalności wydatku decyduje nie tylko zgodność z katalogiem kosztów kwalifikowanych. Na etapie wstępnym – oceny wniosku – weryfikowane jest również:

• czy wydatek jest zgodny z programem operacyjnym,
• czy wydatek jest niezbędny do realizacji projektu,
• czy wydatek jest efektywny.

Pozytywna ocena wniosku i przyznanie dofinansowania na realizację projektu nie oznacza, że wszystkie wydatki, które zostaną przedstawione do refundacji będą kwalifikować się do współfinansowania. W trakcie realizacji projektu dodatkowemu sprawdzeniu podlega:

• czy wydatek został rzeczywiście poniesiony,
• czy wydatek był przewidziany we wniosku stanowiącym załącznik do umowy o dofinansowanie,
• czy wydatek był poniesiony zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa wspólnotowego oraz prawa krajowego,
• zasadność poniesienia danego wydatku dla realizacji projektu,
• efektywność poniesionego wydatku,
• sposób udokumentowania wydatków.

Dofinansowanie projektu oznacza, że realizując go beneficjent korzysta z pieniędzy publicznych. Ma to swoje konsekwencje związane z wyborem dostawców towarów i usług. Przyjmując dofinansowanie beneficjent zobowiązuje się ponosić wszystkie wydatki z zachowaniem zasady uczciwej konkurencji, efektywności, jawności i przejrzystości a także dołożyć wszelkich starań w celu uniknięcia konfliktu interesów. Co to w praktyce oznacza? Podmioty zobowiązane ustawowo do stosowania prawa zamówień publicznych, dokonują wyboru dostawców zgodnie z tymi przepisami. Jeżeli jednak beneficjent jest prywatnym przedsiębiorcą albo reprezentuje inny podmiot, który nie jest zobowiązany do stosowania na co dzień prawa zamówień publicznych, będzie musiał wprowadzić pewne zmiany w sposobie dokonywania zakupów.

Jak zrealizować projekt zgodnie z zasadą konkurencyjności?

Baza konkurencyjności

Baza to portal internetowy, który umożliwia publikację zapytań ofertowych przez beneficjentów zobowiązanych do stosowania zasady konkurencyjności.

Zasada konkurencyjności gwarantuje zachowanie uczciwej konkurencji i równe traktowanie wykonawców przy realizacji projektów dofinansowanych z Funduszy Europejskich. Została ona opisana w Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020.

Informacja o bazie konkurencyjności przekazana przez Instytucję Zarządzającą POPC  (PDF 118 KB)

Szczegółowe informacje dotyczące bazy

Kontrola projektu

Kontrola towarzyszy realizacji każdego projektu, któremu udzielone zostało wsparcie z funduszy unijnych. Jest obowiązkowym elementem w trakcie jego trwania lub krótko po zakończeniu, poprzedzając ostateczne rozliczenie. Może też nastąpić w trakcie okresu trwałości.

Projekt będzie mógł podlegać następującym kontrolom:

1. Weryfikacja wniosków o płatność – każdy złożony przez beneficjenta wniosek o płatność zostanie sprawdzony pod kątem formalnym i rachunkowym; dodatkowo sprawdzone zostanie, czy wydatki ujęte w tym wniosku do refundacji lub rozliczenia są wydatkami kwalifikowalnymi;
2. Kontrola w miejscu jego realizacji lub w siedzibie beneficjenta – może być prowadzona w trakcie realizacji projektu, na jego zakończenie lub po jego zakończeniu; kontroli podlegać będzie dokumentacja i zakres rzeczowy realizowanego projektu; szczególną formą kontroli na miejscu jest wizyta monitoringowa, polegająca na sprawdzeniu, czy faktycznie projekt jest wykonywany;
3. Kontrola krzyżowa – realizowana będzie w sytuacji, gdy realizowany jest więcej niż jeden projekt lub gdy beneficjent realizował projekty w latach 2007-13. Sprawdzane będzie, czy w ramach kilku projektów nie były finansowane te same wydatki; w kontroli tej nie uczestniczy beneficjent – prowadzona jest ona bowiem na podstawie danych zgromadzonych w systemie informatycznym. Beneficjent może dowiedzieć się o niej tylko wówczas, gdy zachodzi podejrzenie podwójnego finansowania i jest proszony o przedłożenie konkretnych dokumentów do weryfikacji;
4. Kontrola na zakończenie – w ramach tej kontroli instytucja sprawdza kompletność i zgodność z procedurami całej dokumentacji związanej z realizacją projektu, którą beneficjent zobowiązany jest posiadać; zakres czynności może też obejmować kontrolę w miejscu realizacji projektu;
5. Kontrola trwałości – prowadzona po zakończeniu realizacji projektu – co do zasady sprawdzeniu podlega, czy nie zaszły w projekcie niedozwolone modyfikacje,
6. Innym kontrolom – realizowanym na podstawie odrębnych przepisów bezpośrednio przez Komisję Europejską, Europejski Trybunał Obrachunkowy, Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych, Instytucję Audytową lub Najwyższą Izbę Kontroli.

Po zakończeniu kontroli zostaje sporządzona informacja pokontrolna. Jeżeli podczas kontroli wykryte zostaną nieprawidłowości, beneficjent otrzyma zalecenia pokontrolne wraz z terminem ich wypełnienia.

Sprawozdawczość, rozliczenie projektu i dokumentacja

Przez cały okres realizacji projektu beneficjent powinien regularnie informować o czynionych postępach instytucję, która udzieliła mu wsparcia. Sprawozdania należy przygotowywać na specjalnym formularzu. Częstotliwość ich składania określona jest w umowie o dofinansowanie – najczęściej wymagane są minimum raz na 3 miesiące. W sprawozdaniach informuje się o podejmowanych działaniach, uzyskiwanych efektach oraz ponoszonych wydatkach – wszystko to w odniesieniu do założeń z wniosku o dotację. Przedstawia się również plan działań na okres poprzedzający złożenie kolejnego sprawozdania.

Sprawozdania z postępu w realizacji projektu są najczęściej integralną częścią wniosku o płatność. Jest on podstawą do wypłaty przyznanej dotacji w formie zaliczki, refundacji częściowej lub całkowitej.

Za pośrednictwem Centralnego systemu teleinformatycznego (CST) można:

• utworzyć wniosek o płatność i przesłać go do instytucji w celu weryfikacji,
• prowadzić korespondencję,
• przekazać haromonogram realizacji projektu,
• ewidencjonować informację o: zamówieniach publicznych realizowanych w ramach projektu, danych dotyczących personelu projektu oraz uczestników projektu.

Integralnym elementem umowy jest lista osób uprawnionych przez beneficjenta do wykonywania w jego imieniu czynności związanych z realizacją projektu w ramach CST.

Więcej informacji o Centralnym systemie informatycznym.

Sprawozdania z realizacji projektu są weryfikowane pod względem zgodności z założeniami przedstawionymi we wniosku o dofinansowanie oraz poprawności ponoszonych wydatków. Jeżeli znajdą się w nim błędy lub niejasności, będzie konieczne uzupełnienie wniosku lub jego poprawienie. Dotacja może być cofnięta, jeżeli okaże się że projekt realizowany jest niezgodnie z założeniami, o których beneficjent pisał we wniosku lub nie został osiągnięty zamierzony cel. Całość lub część dotacji będzie też podlegała zwrotowi jeżeli beneficjent nie dochowa obowiązujących procedur związanych na przykład z wyborem dostawców lub usługodawców.

Beneficjent występuje o płatność gdy:

• wnioskuje o przekazanie zaliczki na realizację projektu,
• wnioskuje o refundację kosztów, które już poniósł,
• chce rozliczyć otrzymane zaliczki – wtedy musi wykazać wydatki, które poniósł i opłacił z otrzymanych wcześniej zaliczek,
• jest jednostką sektora finansów publicznych, a środki na projekt zostały zapisane w jego budżecie – rozliczenie wydatków.

Występując o zaliczkę, jej wysokość beneficjent kalkuluje na podstawie kosztów, jakie planuje ponieść w okresie poprzedzającym złożenie kolejnego wniosku/sprawozdania. Jednocześnie beneficjent musi wziąć pod uwagę dopuszczalne limity wysokości zaliczki określone w umowie o dofinansowanie.

Jeżeli wniosek służy rozliczeniu poniesionych już kosztów w części finansowej przedstawić należy zestawienie wydatków, odnosząc je do szczegółowego budżetu z wniosku o dotację. Często wymagane jest również załączenie kopii dokumentów księgowych potwierdzających poniesienie tych wydatków.

Podczas realizacji projektu bardzo ważne jest, aby beneficjent zbierał wszelkie związane z nim dokumenty. Należy je przedstawić wraz z wnioskiem o płatność, aby otrzymać wypłatę przyznanego dofinansowania. Niezbędne są wszelkie dokumenty potwierdzające nabycie i instalację środków trwałych, budowę obiektów czy skorzystanie z usług przewidzianych w projekcie. Wymagane są przede wszystkim faktury i potwierdzenia przelewów, ale również protokoły przekazania towarów, odbioru zleconych prac czy wykonania usług. Jeżeli w ramach projektu zostali zatrudnieni pracownicy – niezależnie od tego czy ich wynagrodzenie podlegało dofinansowaniu – należy dysponować pełną dokumentacją potwierdzającą przeprowadzenie obiektywnego procesu rekrutacji, zawarcie umów oraz wywiązywanie się ze zobowiązań wobec zatrudnionych, ZUS i skarbu państwa.

Każdy dokument księgowy powinien być oznakowany w sposób przypisujący go jednoznacznie do konkretnego projektu – np. pieczątką zawierającą taką informację. Ma to zapobiec próbom wykorzystania tego samego dokumentu do uzyskania zwrotu kosztów w więcej niż jednym projekcie.

Wszystkie dokumenty dotyczące realizowanego projektu powinny być księgowane w sposób umożliwiający ich szybką, łatwą i jednoznaczną identyfikację. Tak zwana odrębna ewidencja księgowa może oznaczać wprowadzenie jednolitego oznakowania dofinansowanych pozycji bądź ujmowanie ich na specjalnie w tym celu utworzonych kontach.

Wszystkie płatności w projekcie muszą się odbywać za pośrednictwem osobnego konta bankowego wskazanego w umowie dotacji.

Zasady promocji i oznakowania

Korzystając z unijnego wsparcia beneficjent ma nie tylko prawo, ale i obowiązek, aby o tym informować. Informacje o dofinansowaniu powinien podawać w trakcie realizacji projektu, przy okazji wszystkich działań informacyjnych i promocyjnych, jakie w związku z nim podejmuje.

We właściwy sposób należy także oznakować dokumenty przeznaczone do publikacji i dla uczestników projektów, miejsce realizacji projektu i stronę internetową (jeśli taką beneficjent posiada). W ten sposób przekazywana jest innym informacja o otrzymaniu dofinansowania z danego funduszu polityki spójności Unii Europejskiej oraz z danego programu.

Co musi zawierać obowiązkowe oznakowanie?

• znak Funduszy Europejskich, z nazwą Programu Polska Cyfrowa, z którego realizowany jest projekt
• znak Unii Europejskiej, z nazwą funduszu, z którego dany projekt uzyskał dofinansowanie

Ostateczny opis obowiązków beneficjenta w zakresie informacji i promocji znajdzie się w Poradniku Beneficjenta oraz w Księdze identyfikacji wizualnej znaku marki Fundusze Europejskie i znaków programów polityki spójności na lata 2014-2020.

Szczegółowo zasady promocji i oznakowania projektów zostały opisane w na stronie Zasady promocji i oznakowania projektów w Programie Operacyjnym Polska Cyfrowa.

Trwałość projektu

Zakończenie realizacji projektu nie oznacza jeszcze wypełnienia wszystkich obowiązków, jakie wynikają z unijnego wsparcia.

Jeżeli w ramach projektu zostały kupione środki trwałe, budowane obiekty lub instalacje bądź też zatrudniani pracownicy beneficjenta obowiązuje tzw. okres trwałości. Jest to czas, w którym należy zachować w niezmienionej formie i wymiarze efekty projektu, których osiągnięcie zostało zadeklarowane we wniosku o dofinansowanie. Standardowo wynosi on 5 lat. Odstępstwem objęte są mikro, małe i średnie przedsiębiorstwa, dla których okres trwałości to 3 lata.

Okres trwałości liczony jest od daty płatności końcowej dotacji.

Naruszenie zasady trwałości następuje w sytuacji, gdy w okresie jej trwania wystąpi co najmniej jedna z przesłanek:

1. beneficjent zaprzestanie działalności produkcyjnej lub przeniesie ją poza obszar wsparcia programu,
2. nastąpi zmiana własności elementu współfinansowanej infrastruktury, która daje przedsiębiorstwu lub podmiotowi publicznemu nienależne korzyści,
3. nastąpi istotna zmiana wpływająca na charakter projektu, jego cele lub warunki realizacji, która mogłaby doprowadzić do naruszenia jego pierwotnych założeń.

Naruszeniem zasady trwałości jest również (w przypadku inwestycji w infrastrukturę lub inwestycji produkcyjnych) przeniesienie w okresie 10 lat od daty płatności końcowej działalności produkcyjnej poza obszar UE. Zasada ta nie ma zastosowania do mikro, małych i średnich przedsiębiorstw.

Naruszenie zasady trwałości może oznaczać konieczność zwrotu środków otrzymanych na realizację projektu, wraz z odsetkami liczonymi jak dla zaległości podatkowych, proporcjonalnie do okresu niezachowania obowiązku trwałości.

Po zakończeniu projektu beneficjent zobowiązany jest do przechowywania pełnej dokumentacji przez okres wskazany w umowie dotacji. Miejscem archiwizacji powinna być siedziba podmiotu, który realizował projekt. W okresie tym beneficjent ma obowiązek udostępnić wgląd w dokumentację przedstawicielom instytucji, która udzieliła wsparcia, Instytucji Zarządzającej programem, z którego ono pochodziło, a także przedstawicielom Unii Europejskiej – jeżeli zajdzie taka potrzeba.