1 kwietnia rusza program "zdalna szkoła". W ramach projektu jednostki samorządu terytorialnego będą mogły ubiegać się o dofinansowanie zakupu sprzętu komputerowego (laptopy, tablety) niezbędnych do wsparcia procesu zdalnego kształcenia.
Warunki aplikowania są proste i pozbawione zbędnych formalności.
- Przez dedykowaną aplikację zamieszczoną na stronie CPPC, po wstępnej rejestracji, gmina/powiat składa wniosek o grant, wypełniony i podpisany elektronicznie,
- Szybka ścieżka oceny i przyznania dofinansowania
- Wysłanie przygotowanej umowy do podpisu i wypłata grantu
- Wyjątkowo uproszczona forma rozliczania
Uwaga! Wszystkie wydatki na zakup czy dostawę poniesione po 16 marca 2020 roku zostaną zrefundowane w ramach grantu. Poniżej odpowiedzi na najczęściej pojawiające się pytania dotyczące programu.
Pytania i odpowiedzi przed podpisaniem Umowy o powierzenie grantu
1. Uprzejmie proszę o informację kiedy możemy się spodziewać ewentualnej umowy, żeby móc zabezpieczyć środki w budżecie. Kiedy otrzymamy środki na zakup sprzętu?
Odpowiedź: Umów do przygotowania jest bardzo dużo i w związku z tym chwilę może potrwać proces przygotowania umowy. Dokładamy wszelkich starań aby czas przygotowania i podpisania umowy był jak najkrótszy. Otrzymają państwo stosownego maila w tej sprawie. Jednocześnie informuję, iż po podpisaniu umowy o powierzeniu grantu, środki zostaną wypłacone zgodnie z par. 5 Umowy o powierzenie grantu, czyli w ciągu 14 dni roboczych po podpisaniu Umowy.
2. Bardzo proszę o informację czy umowa na grant w ramach programu Zdalna Szkoła będzie przesłana drogą e-mailową czy należy jej szukać w aplikacji na stronie Centrum Projektów Polska Cyfrowa?
Odpowiedź: Wzór Umowy o powierzenie grantu jest dostępny na stronie: https://arch.cppc.gov.pl/zdalna-szkola/2-strona-glowna/1916-pelna-dokumentacja-konkursu.
Natomiast JST, których wnioski zostały pozytywnie rozpatrzone otrzymają mail z kompletem informacji nt. dokumentów niezbędnych do podpisania umowy, w tym jakie dokumenty i na jaki adres mają zostać przesłane. Po przekazaniu wymaganych dokumentów do CPPC Umowa o powierzenie grantu będzie podpisywana elektronicznie.
3. Czy okres realizacji projektu w umowie podajemy sami, czy jest z góry narzucony?
Odpowiedź: Daty realizacji projektu (§ 3 pkt 1 umowy) oraz daty kwalifikowalności (§ 6 pkt 1 umowy) uzupełniane są przez CPPC w trakcie przygotowania umowy.
Jednocześnie wskazuję, iż okres realizacji rozpoczyna się od dnia podpisania umowy i trwa przez 6 miesięcy. Natomiast okres kwalifikowalności obejmuje okres od 16 marca do zakończenia okresu realizacji tj. data końcowa kwalifikowalności i realizacji dla danego projektu jest taka sama.
4. Złożony został wniosek do programu "Wyeliminowanie ......Zdalna szkoła"
Wniosek przeszedł weryfikację, wysłane zostały dokumenty dot. umocowania wójta i skarbnika. Czy prześlecie nam Państwo wygenerowaną umowę do podpisu?
A może przyjęto inny sposób jej dostarczenia i podpisów?
Odpowiedź: JST, których wnioski zostały pozytywnie rozpatrzone otrzymają mail z kompletem informacji nt. dokumentów niezbędnych do podpisania umowy, w tym jakie dokumenty i na jaki adres mają zostać przesłane. Po przekazaniu wymaganych dokumentów Umowa o powierzenie grantu zostanie przygotowana przez pracowników CPPC i przekazana do Grantobiorcy. Umowa o powierzenie Grantu będzie podpisywana elektronicznie.
5. Załącznik numer 7 odwołanie upoważnienia, i zał. 9 rozliczenie grantu należy teraz załączyć puste do umowy czy je pominąć ? a na dalszym etapie ewentualnie jeśli będzie potrzeba do wypiszemy zal nr 7, a na koniec rozliczenia podpiszemy załącznik 9.
Odpowiedź: Należy podpisać i Umowę i wszystkie załączniki (jako wzory stanowią integralną część umowy) podpisami kwalifikowanymi (przez osoby uprawnione) i odesłać na wskazany adres CPPC.
6. Czy załącznik nr 6 do umowy upoważnienia i załącznik nr 8 można wypełnić ręcznie i dołączyć w pdf do umowy i wówczas podpisać i elektronicznie wysłać do Państwa email-em.
Odpowiedź: Wymienione załączniki do umowy nie wymagają wypełnienia przed przekazaniem do CPPC. Zał. Nr 6 Wzór upoważnienia do przetwarzania powierzonych do przetwarzania danych osobowych to wzór upoważnienia jakie JST powinna wydać swoim pracownikom uczestniczącym w realizacji grantu i przechowywać w dokumentacji. Zał. Nr 8 Zakres danych osobowych powierzonych do przetwarzania to informacja o zakresie powierzonych danych z POPC. Dany załącznik nie wymaga uzupełniania i przekazywania do CPPC (dane te są zawarte m.in. we wniosku o grant, czy korespondencji z CPPC ws. realizacji grantu).
7. Czy można przed podpisaniem - w treści umowy zaktualizować numer rachunku bankowego? chcielibyśmy założyć odrębny rachunek bankowy dla tego zadania - zgodnie z zapisami w Umowie o odrębnej księgowości i bez konieczności późniejszego aneksowania od razu zawrzeć go w umowie.
Odpowiedź: Proszę o przekazanie zaktualizowanego numeru rachunku bankowego wraz z kompletem informacji do podpisania umowy o powierzenie grantu. Jednocześnie informuję, iż w celu udzielenia grantu nie jest wymagany odrębny rachunek bankowy. Grantobiorca zobowiązany jest do prowadzenia dla Projektu odrębnej ewidencji księgowej zgodnie z par. 4 ust. 6 Umowy o powierzenie grantu.
8. Czy jest jakiś maksymalny czas na przesłanie podpisanej umowy? chodzi o posiedzenie Rady Miejskiej - na której takie zadanie byłoby wprowadzone do budżetu - czy nie będzie za późno, jeżeli takie zadanie zostanie wprowadzone w maju 2020 i wtedy Umowa byłaby przesłana do Państwa?
Odpowiedź: Nie ma określonego terminu na przesłanie podpisanej umowy. Nie mniej należy wskazać, że podpisanie umowy jest warunkiem wypłaty środków zgodnie z par. 5 Umowy o powierzenie grantu.
9. Czy dokumenty potwierdzające umocowanie osób podpisujących to ma być scan oryginału czy ma być kopia potwierdzona za zgodność z oryginałem.
Odpowiedź: Dokumenty potwierdzający prawo do reprezentacji Grantobiorcy (zał. 2 do umowy) należy załączyć do umowy w formie skanu. Nie ma wymogu przesyłania skanu dokumentu z naniesioną adnotacją „za zgodność z oryginałem” lub podobną. Jednocześnie wskazuję, iż należy podpisać i Umowę i wszystkie załączniki do niej podpisami kwalifikowanymi i odesłać na wskazany adres mailowy. Podpisanie zeskanowanego dokumentu podpisem kwalifikowanym będzie równoznaczne z potwierdzeniem za zgodność z oryginałem.
10. Czy dopuszczalne podpisanie umowy z Wykonawcą, który złożył najkorzystniejszą ofertę przed podpisaniem umowy o powierzenie grantu?Oraz poniesienie wydatków z własnych środków gminy (wystawiona faktura), na zakup sprzętu komputerowego wraz z oprogramowaniem przed podpisaniem umowy? Czy te wydatki będą mogły być uwzględnione do rozliczenia umowy?
Odpowiedź: Tak,
Okres realizacji rozpoczyna się od dnia podpisania umowy i trwa przez 6 miesięcy. Natomiast okres kwalifikowalności, to okres w którym mogą być ponoszone wydatki kwalifikowane w ramach Projektu i obejmuje okres od 16 marca 2020 roku do zakończenia okresu realizacji tj. data końcowa kwalifikowalności i data końcowa realizacji dla danego projektu jest taka sama. Należy pamiętać aby do czasu oficjalnego przyznania środków kwota za zakup sprzętu nie przekraczała kwot określonych dla każdej jednostki samorządu terytorialnego w dokumentacji konkursowej.
Pytania i odpowiedzi dotyczące realizacji projektów grantowych
Zamówienia publiczne
1. W związku z przygotowywaniem zapytania ofertowego na zamówienie komputerów w ramach projektu Zdalna Szkoła proszę o informację, czy przy opisie przedmiotu zamówienia należy wskazywać nazwy własne (zgodnie z Państwa rekomendacją) czy może zgodnie z wytycznymi kwalifikowalności w projektach unijnych nazw własnych nie należy stosować?
Odpowiedź: Zakupy dokonywane przez JST powinny dokonywać się w oparciu o Prawo Zamówień Publicznych oraz własne wewnętrzne regulacje.
2. Czy zamówienia na sprzęt ogłaszać w bazie konkurencyjności?
Odpowiedź: nie ma takiego wymagania.
Kwestie finansowe
3. Proszę jeszcze o informacje czy są wytyczne odnośnie opisu faktur?
Odpowiedź: : Faktury powinny być opisane zgodnie zasadami dokumentowania wydatków
i opisywania dokumentów finansowych w ramach Programu Operacyjnego Polska Cyfrowa na lata 2014-2020 oraz zgodnie z polityką rachunkowości danego JST.
Dla zapewnienia ścieżki audytu zalecane jest zawarcie w opisie FV informacji w taki sposób, aby widoczny był związek z projektem, w tym nr umowy o powierzenie grantu, kwocie kwalifikowanego wydatku oraz współfinansowaniu zakupu sprzętu ze środków POPC. Grantobiorca ponadto, zgodnie z umową, zobowiązany jest do prowadzenia dla Projektu odrębnej ewidencji księgowej kosztów, wydatków i przychodów lub stosowania w ramach istniejącego systemu ewidencji księgowej odrębnego kodu księgowego umożliwiającego identyfikację wszystkich transakcji oraz poszczególnych operacji bankowych związanych z Projektem oraz zapewnienia, że operacje są ewidencjonowane zgodnie z obowiązującymi przepisami, w tym z art. 125 ust. 4 lit. b rozporządzenia ogólnego.
4. Co z odsetkami z rachunku bankowego utworzonego specjalnie na środki zdalna szkoła, czy są przychodem gminy, czy elementem dofinansowania?
Odpowiedź: Zgodnie z Par 14 ust. 4 Umowy o powierzenie grantu:
„Jeżeli z dokumentacji Projektu, w tym wniosku rozliczającego wynika, że część przekazanego dofinansowania nie została wydatkowana przez Grantobiorcę, Grantobiorca bez wezwania, wraz z wnioskiem rozliczającym zwraca Operatorowi na wskazany przez niego rachunek niewykorzystaną kwotę dofinansowania oraz odsetki wynikające z przechowywania tej kwoty na rachunku bankowym (jeżeli rachunek jest oprocentowany). Grantobiorca dokumentuje kwotę narosłych odsetek załączonym do wniosku wyciągiem z rachunku bankowego.”
5. Jak księgować wydatki? Jakie § ? Jakie źródła finansowania – UE czy krajowe? Czy wpisywać sprzęt do ewidencji inwentarzowej gminy czy szkół?
Odpowiedź: Wydatki powinny być księgowane na kontach i paragrafach zgodnie z Polityką rachunkowości danej JST.
CPPC przekazuje środki na realizację projektu grantowego według następującej klasyfikacji budżetowej:
Dział 750 – Administracja Publiczna
Rozdział 75077 – Centrum Projektów Polska Cyfrowa,
Paragraf 2057 - Dotacje celowe w ramach programów finansowanych z udziałem środków europejskich oraz środków, o których mowa w art. 5 ust.3 pkt 5 lit. a i b ustawy, lub płatności w ramach budżetu środków europejskich, realizowanych przez jednostki samorządu terytorialnego – 84,63%;
Paragraf 2059 - Dotacje celowe w ramach programów finansowanych z udziałem środków europejskich oraz środków, o których mowa w art. 5 ust.3 pkt 5 lit. a i b ustawy, lub płatności w ramach budżetu środków europejskich, realizowanych przez jednostki samorządu terytorialnego – 15,37 %.
Ewidencja (inwentarzowa) sprzętu powinna być prowadzona zgodnie z Polityką rachunkowości danej JST.
6. Czy faktura na zakup komputerów powinna być wystawiona na urząd gminy, czy też może być na szkołę?
Odpowiedz: Faktura na zakup sprzętu wystawiona powinna być na gminę/powiat, która podpisała umowę o powierzenie grantu gdyż ona jest właścicielem sprzętu. Dofinansowanie udzielone Grantobiorcy będzie wypłacone na rachunek bankowy Grantobiorcy
7. Co w sytuacji gdy zostanie obniżona stawka VAT na sprzęt mobilny?
Odpowiedź: Wnioskodawcy uwzględniają w swoich wnioskach ceny sprzętu wg aktualnych stawek VAT obowiązujących w momencie składania wniosku.
Jeżeli ceny sprzętu mobilnego, nabywanego przez JST, ulegną obniżeniu (w wyniku obniżki stawek VAT), to JST będzie mogła przeznaczyć te środki zwiększając liczbę i rodzaj zakupionego sprzętu.
Zmiany w projekcje są możliwe zgodnie z zapisami umowy o powierzenie grantu. Wniosek z informacją o zmianie we wniosku w związku z nową stawką VAT należy wysłać na adres Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript. lub zgłosić wraz z wnioskiem rozliczającym grant.
Zwracamy uwagę na fakt, że każda JST na własne ryzyko musi ocenić czy spełnia warunki niezbędne do zakupu sprzętu ze stawką VAT inną niż 23%.
8. Otrzymaliśmy od Państwa grant i informacje w sprawie podpisania umowy. Czy numer rachunku bankowego musi być wyodrębniony, czy środki mogą wpłynąć na konto główne?
Odpowiedź: W przypadku grantu nie jest wymagany odrębny rachunek bankowy. Grantobiorca zobowiązany jest do prowadzenia dla Projektu odrębnej ewidencji księgowej zgodnie z par. 4 ust. 6 umowy o powierzenie grantu.
9. Czy środki otrzymamy jako refundację poniesionych kosztów , czy też jako zaliczkę?
Odpowiedź: Dofinansowanie udzielone Grantobiorcy będzie wypłacone w ciągu 14 dni roboczych po podpisaniu Umowy. Grantobiorca pokryje z tych środków swoje zobowiązania lub zrefunduje poniesione koszty.
Realizacja projektu
10. Czy w związku z tym, że zakupiony sprzęt będzie własnością gminy czy po zakończeniu pandemii i nauki zdalnej możemy sprzęt przekazać naszym radnym?
Odpowiedź: NIE,
Sprzęt ma zostać przekazany szkołom, a po zakończeniu pandemii szkoła powinna zdecydować czy pozostawi sprzęt w domach u osób najbardziej potrzebujących czy trafi on do szkoły aby na lekcjach stacjonarnych wspierał nauczycieli i uczniów.
11. Czy zakupiony sprzęt można przekazać do przedszkola, poradni psychologiczno-pedagogicznej lub centrum Kształcenia Dorosłych – jednostek znajdujących się na terenie gminy?
Odpowiedź: NIE,
Wsparcie ma byś skierowane wyłącznie do szkół.
12. Czy można dać bezpośrednio uczniom, czy przekazywać szkołom czy użyczać?
Odpowiedź: Wsparcie ma być skierowane bezpośrednio do szkół, pośrednio do nauczycieli i uczniów. Zatem sprzęt należy formalnie przekazać szkołom (zgodnie z zapisami umowy o powierzenie grantu)
13. Czy w ramach projektu my jako gmina mamy przekazać laptopy do szkół na podstawie protokołu przekazania czy też na podstawie umowy użyczenia?
Odpowiedź: Zakupu dokonuje organ prowadzący natomiast jeśli chodzi o formę przekazania sprzętu szkole to zależy już od danej jednostki samorządu terytorialnego tj. zgodnie z par. 4 pkt 3: „Grantobiorca zobowiązuje się do przekazania zakupionego sprzętu nieodpłatnie na podstawie stosunku prawnego np. użyczenia do podmiotów wskazanych we wniosku o przyznanie grantu.”.
Należy mieć na uwadze, iż umowy (w tym umowę użyczenia) mogą zawrzeć skutecznie wyłącznie dwa podmioty posiadające odrębną od siebie osobowość prawną. W przypadku gdy szkoła nie posiada odrębnej od JST osobowości prawnej należy rozważyć formę porozumienia lub protokolarne przekazanie sprzętu.
14. Czy możemy podpisać umowę z Wykonawcą, który złożył najkorzystniejszą ofertę jednak przekracza ona nieznacznie wysokość przyznanego grantu? Wysokość grantu to 70 tys. zł a najkorzystniejsza oferta na dostawę laptopów to 70 602 zł. Do tego we wniosku o dofinansowanie założyliśmy ubezpieczenie sprzętu za kwotę 1050 zł. A zatem rzeczywiste koszty wyniosą łącznie 71 652 zł, a zatem o 1652 zł więcej niż kwota grantu. Z uwagi na pilność realizacji tego projektu i potrzeby naszych szkół w zakresie zdalnego nauczania, by nie powtarzać procedury wyboru wykonawcy Powiat jest w stanie dołożyć kwotę 1652 zł ze środków własnych. Czy możemy ująć te koszty jako niekwalifikowalne?
Odpowiedź: Tak, wszelkie zmiany będą mogły zostać złożone wraz z wnioskiem rozliczającym grant.
15. Czy odesłać zał. nr 8 z danymi osobowymi?
Odpowiedź: Nie, Załącznika nr 8 nie wypełnia się przed odesłaniem umowy do CPPC. Załącznik nr 8 określa zakres danych osobowych powierzonych do przetwarzania w ramach POPC w celu aplikowania o środki europejskie i realizacji Projektu w szczególności kwalifikowalności wydatków, udzielenia wsparcia Projektu, ewaluacji, monitoringu, kontroli, sprawozdawczości oraz działań informacyjno-promocyjnych, w ramach Programu. Dane te będą zawarte m.in. we wniosku o udzielenie i rozliczenie grantu, korespondencji etc.
16. Zamówiliśmy usługę dostępu do internetu w ilości zgodnej z wnioskiem.
Pojawił się kłopot podczas tworzenia umowy miało w swoich zasobach NIP Urzędu Gminy a nie Gminy i przygotowało umowę na Urząd a nie na Gminę (BENEFICJENTA).
Proszę o odpowiedź, czy jest możliwość zawarcia umowy na Urząd i dokonanie natychmiastowej cesji na Gminę – podpisanej tego samego dnia.
Odpowiedź: Osobowość prawną posiada gmina a nie jej urząd (tak np. wyrok NSA z dnia 22 września 1994 r. sygn. akt SA/Łd 73/94). To gmina może więc być stroną np. umowy o przyznanie grantu. Zmiana powinna więc nastąpić w umowie o świadczenie usług dostępu do interentu (z urzędu gminy na gminę). Urząd gminy nie posiada odrębnej od gminy osobowości prawnej i nie może być samodzielnie stroną umowy z wykonawcą.
17. Czy koszt transportu laptopów w ramach projektu Zdalna Szkoła stanowi koszt kwalifikowany w ramach projektu?
Odpowiedź: Nie
18. Czy sprzęt musi być ubezpieczony, w umowie jest zapis że celem rozliczenia projektu należy przedstawić potwierdzenie ubezpieczenia sprzętu. Czy sprzęt ma ubezpieczać gmina z własnych środków, czy może to zrobić szkoła z własnych?
Odpowiedź: Nie ma takiego obowiązku, jednak z uwagi na utrzymanie okresu trwałości, w katalogu wydatków kwalifikowalnych, został przewidziany także koszt ubezpieczenia.
19. W projekcie mamy zakup samych laptopów, czy w związku z tym mamy również przedstawiać dowód dostępu do Internetu?
Odpowiedź: W ramach Projektu „zdalna Szkoła” JST mogą wnioskować o sfinansowanie zakupu laptopów, tabletów oraz dostępu do internetu dla uczniów. To JST decydują na co będą przeznaczone środki. Natomiast jeśli w projekcie zaplanowali Państwo tylko koszt samych laptopów to do rozliczenia grantu dowód dostępu do Internetu nie będzie wymagany.
20. Czy Gmina może upoważnić podległą jednostkę obsługującą placówki oświatowe w Gminie do realizacji grantu Zdalna szkoła? Chodzi mi o realizację zakupów i przekazania sprzętu dla szkół oraz rozliczenie zadania.
Odpowiedź: Podległą jednostkę można jedynie upoważnić do dokonania zakupu ( faktura za zakup sprzętu musi być wystawiona na Grantobiorcę - czyli gminę lub powiat)
Należy pamiętać, iż o dofinansowanie mogą się ubiegać wyłącznie gminy i powiaty, to one będą decydować o przeznaczeniu sprzętu, to one są Grantobiorcami. Grantobiorca jest też odpowiedzialny za realizację całego projektu.
Jednocześnie, zgodnie z zapisami Umowy o powierzenie grantu (par 4) do obowiązków Grantobiorcy należy przekazanie zakupionego sprzętu nieodpłatnie na podstawie stosunku prawnego np. użyczenia do szkół oraz w dalszej kolejności rozliczenie grantu wg wzoru wniosku Załącznik nr 9 - Wzór wniosku rozliczającego. Sposób i forma prawna przekazania sprzętu szkole pozostaje w gestii Grantobiorcy.
21. Jaki jest okres trwałości projektu?
Odpowiedź: Grantobiorca jest zobowiązany do zapewnienia trwałości Projektu zgodnie z art. 71 Rozporządzenia ogólnego tj. w okresie 5 lat.
Obowiązek zapewnienia trwałości projektu dotyczy części Projektu obejmujących inwestycje w infrastrukturę lub inwestycje produkcyjne, w tym np. zakup sprzętu teleinformatycznego lub adaptację pomieszczeń do celów realizacji Projektu.
22. Czy mamy jakiś graniczny termin na zakup tych laptopów - w umowie mamy, że okres realizacji to od 14 kwietnia do 14 października, czyli rozumiemy, że jak kupimy laptopy np. w lipcu to też będzie ok? (Wiadomo, że będziemy się strać kupić je jak najszybciej, ale ceny w tym momencie są po prostu potwornie wygórowane).
Odpowiedź: Sprzęt należy kupić, opłacić i przekazać szkołom w okresie realizacji projektu czyli w tym przypadku do 14 października.
23. Czy musimy wszystkie laptopy, kupować u jednego dostawcy? Wygląda na to, że zakup u kilku dostawców pozwoli nam na kupienie ich w niższej cenie i lepszych parametrach.
Odpowiedź: To JST decyduje na jakich zasadach i gdzie dokonuje zakupu sprzętu, jednocześnie pamiętając , że zakupy dokonywane przez JST powinny dokonywać się w oparciu o Prawo Zamówień Publicznych oraz własne wewnętrzne regulacje.
24. Czy laptopy mogą różnić się od siebie parametrami, oczywiście te minimalne wskazane we wniosku będą zachowane. Czyli, że np. kupimy 10 szt. laptopów Dell, 10 szt. lenovo i resztę hp.
Odpowiedź: Tak,
Jeżeli sprzęt będzie rodzajowo i liczebnie inny niż ten, który wskazano we wniosku o przyznanie grantu należy to zgłosić najpóźniej przy rozliczeniu grantu.
25. Czy istnieje możliwość wykorzystania oszczędności, które pozostały w wyniku zakupu sprzętu komputerowego, na zakup dodatkowych laptopów
Odpowiedź: Tak,
Jeżeli sprzęt będzie rodzajowo i liczebnie inny niż ten, który wskazano we wniosku o przyznanie grantu należy to zgłosić najpóźniej przy rozliczeniu grantu.
26. Aktualnie utrudnione jest pozyskanie laptopów, dostępne modele nieznacznie różnią się specyfikacją parametrów od tych podanych we wniosku np. podano we wniosku pamięć RAM min. 8 GB, dostępne modele posiadają RAM 4GB. Czy powyższe różnice będą akceptowane w rozliczeniu??
Odpowiedź: Tak,
Jeżeli sprzęt będzie rodzajowo i liczebnie inny niż ten, który wskazano we wniosku o przyznanie grantu należy to zgłosić najpóźniej przy rozliczeniu grantu.
27. W dniu wczorajszym podpisaliśmy z Państwem umowę o powierzenie grantu. Zrobiliśmy rozeznanie cenowe i cena laptopów wraz z oprogramowaniem jest wyższa niż kwota przyznanego grantu oraz zawiera 23% stawkę podatku Vat. Różnica ponad kwotę przyznanego grantu zostanie pokryta ze środków własnych. W emailach przesłanych do Państwa w dniach 8 i 9 kwietnia 2020r., sygnalizowaliśmy omyłkowo wpisana stawkę podatku Vat - 0% . Czy w związku z powyższym wymagane jest aneksowanie podpisanej umowy?
Odpowiedź: Nie, Wszelkie odstępstwa od umowy należy zgłosić najpóźniej we wniosku rozliczającym grant.
28. Jeżeli we wniosku podano w wskaźniku rezultatu wsparcie 4 Szkół Podstawowych natomiast po ponownej analizie potrzeb wszystkie urządzenia zostaną przekazane jednej szkole - (nauczyciele pracują w kilku szkołach jednocześnie) – proszę o informację czy wskaźnik zostanie uznany za osiągnięty.
Odpowiedź: Zgodnie z par. 5 Umowy o powierzenie grantu CPPC może nałożyć na Grantobiorcę korektę finansową. Korekta zostanie określona jako stopień niezrealizowanych wskaźników i pomniejszona proporcjonalnie do nieosiągniętych wskaźników w stosunku do całkowitej kwoty wydatków kwalifikowanych. W takim przypadku Operator podejmuje decyzję o zwrocie przez Grantobiorcę części dofinansowania w związku z niezrealizowaniem wartości docelowych wskaźników zawartych we wniosku o powierzenie grantu, po dokonaniu szczegółowej analizy przyczyn braku pełnej realizacji wartości wskaźników docelowych przedstawionych przez Grantobiorcę, w tym oceny wpływu czynników od niego niezależnych, które uniemożliwiły pełną realizację wartości docelowych wskaźników.
Jednocześnie należy zaznaczyć iż w trakcie realizacji projektu, zgodnie par. 15. Umowy o powierzenie grantu, jest możliwość wprowadzania zmian w projekcie, w tym zmiany wskaźników docelowych.
Działania Informacyjno-promocyjne
29. Czy działania promocyjne projektu powinno już rozpocząć się i ew. w jakiej formie. Czy podejmować inne działania promocyjne np: media, strony www, itp.,
Odpowiedź: Działania informacyjno – promocyjne projektu należy rozpocząć od otrzymania dofinansowania na realizację Projektu ze środków Programu. Grantobiorca powinien stosować w zakresie informacji i promocji Projektu zasady określone w „Poradniku beneficjenta programów polityki spójności 2014-2020 w zakresie informacji i promocji” opublikowanym na stronie internetowej www.funduszeeuropejskie.gov.pl.
Obowiązki w zakresie informacji i promocji określają zapisy par 11 Umowy o powierzenie grantu.
Dodatkowo Wzór naklejki do oznaczania sfinansowanego sprzętu jest dostępny na stronie https://arch.cppc.gov.pl/images/cppc_naklejka_140x34_v02_druk.pdf.
30. Mam pytanie odnośnie promocji czy naklejkę, która została przesłana możemy sami we własnym zakresie wydrukować na papierze etykietowym na zakupiony sprzęt i jakich wymiarów ma być naklejka?
Odpowiedź: Wzór naklejki został przygotowany zgodnie z wytycznymi „Podręcznika wnioskodawcy i beneficjenta programów polityki spójności 2014-2020 w zakresie informacji i promocji”. Dany wzór jest to jedyny dostępny w danym formacie wzór, którego nie należy modyfikować i jak najbardziej można wydrukować we własnym zakresie. Wzór naklejki do oznaczania sfinansowanego sprzętu: https://arch.cppc.gov.pl/zdalna-szkola
31. Czy CPPC posiada wzór plakatu w formacie A3 – prośba o przekazanie
Odpowiedź: W przypadku działań informacyjno – promocyjnych należy kierować się zasadami określonymi m.in. zgodnie z wytycznymi „Podręcznika wnioskodawcy i beneficjenta programów polityki spójności 2014-2020 w zakresie informacji i promocji” opublikowanym na stronie internetowej www.funduszeeuropejskie.gov.pl
Zmiany w projekcie
32. Gmina we wniosku wpisała, że wesprze 9 szkół a w tej chwili ma zamiar rozdysponować sprzęt dla 10 szkół, czy to jest możliwe
Odpowiedź: zgodnie z umowa o przyznanie grantu istnieje możliwość wprowadzania zmian w Projekcie i opisane zmiany są możliwe do wprowadzenia.
Poniżej informacja z paragrafu 15 umowy o powierzenie grantu:
1. W trakcie realizacji Projektu istnieje możliwość wprowadzania zmian związanych z realizacją Projektu, po uzyskaniu zgody Operatora.
2. Po otrzymaniu zgłoszenia planowanej/przeprowadzonej zmiany Operator każdorazowo sprawdza, czy istnieje ryzyko, że w przypadku wprowadzenia zmiany Projekt przestałby spełniać kryteria, które zdecydowały o przyznaniu mu dofinansowania. Nie jest dopuszczalna zmiana w Projekcie, w rezultacie której Projekt przestałby spełniać kryteria wyboru projektów, których spełnienie było niezbędne, by Projekt mógł otrzymać dofinansowanie.
3. Do czasu uzyskania zgody Operatora wydatki są ponoszone na ryzyko Grantobiorcy. Jeżeli ostatecznie Operator ustosunkuje się pozytywnie do wniosku o zmianę, wydatki mogą podlegać rozliczeniu w ramach Projektu.
33. Jak złożyć wniosek o zmianę? Czy przez ePUAP? Czy może być mail? Czy jest jakiś wzór?
Odpowiedź: Wniosek o zmianę można złożyć mailem - wystarczy mail z gminy z taką informacją wraz z wyjaśnieniem. Taka dokumentacja będzie później podstawą do rozliczenia projektu w innym kształcie niż wynika to z załączników do umowy.
Wszelkie zmiany będą mogły zostać złożone wraz z wnioskiem rozliczającym grant z zastrzeżeniem par. 15 umowy, że nie jest dopuszczalna zmiana w Projekcie, w rezultacie której Projekt przestałby spełniać kryteria wyboru projektów, których spełnienie było niezbędne, by Projekt mógł otrzymać dofinansowanie.
34. Czy w przypadku gdy po rozeznaniu cenowym ofert zakupu laptopów nie uda nam się kupić sprzętu w takiej cenie jednostkowej jaka podana była we wniosku, możemy dokonać zakupu większej ilości laptopów np. po mniejszej cenie lub mniejszej ilości do cenie wyższej? czy nie będzie to problem przy rozliczeniu grantu.
Odpowiedź: Zgodnie z umową o przyznanie grantu istnieje możliwość wprowadzania zmian w Projekcie i opisane zmiany są możliwe do wprowadzenia. Nie jest dopuszczalna zmiana w Projekcie, w rezultacie której Projekt przestałby spełniać kryteria wyboru projektów, których spełnienie było niezbędne, by Projekt mógł otrzymać dofinansowanie
35. Rozpisaliśmy sobie zapytanie cenowe na laptopy, które będą zakupione w ramach grantu. Niestety po wpłynięciu kilkunastu ofert wszystkie przekraczają cenę jednostkową laptopa jaką gmina szacowała do wniosku o grant. Przypuszczam, że po prostu sprzedający zawyżają ceny z uwagi na chęć zysku. I teraz czy mamy się trzymać sztuk jakie zadeklarowaliśmy we wniosku czy kwoty grantu jaką otrzymaliśmy? Myślę, że musimy zmniejszyć liczbę laptopów, bo niestety Gmina nie ma w budżecie środków, by dołożyć.
Odpowiedź: Jeżeli sprzęt będzie rodzajowo i liczebnie inny niż ten, który wskazano we wniosku o przyznanie grantu należy to zgłosić najpóźniej przy rozliczeniu grantu.
36. Czy zgłoszenie wprowadzenia zmian związanych z realizacją projektu dot. wskaźnika rezultatu jest możliwe jeszcze przed podpisaniem umowy (czy dopiero po otrzymaniu umowy)?
Odpowiedź: Nie. Wszelkie zmiany CPPC może zaakceptować dopiero po podpisaniu Umowy o powierzenie grantu.
Wszystkie zmiany będą mogły zostać złożone wraz z wnioskiem rozliczającym grant z zastrzeżeniem par. 15 umowy, że nie jest dopuszczalna zmiana w Projekcie, w rezultacie której Projekt przestałby spełniać kryteria wyboru projektów, których spełnienie było niezbędne, by Projekt mógł otrzymać dofinansowanie.
Rozliczenie projektu grantowego
37. Czy do rozliczenia wystarczy protokół odbioru, czy też muszą być inne dokumenty, czy fakturę należy dołączyć do wniosku rozliczającego grant?
Odpowiedź: Zgodnie z paragrafem 3 umowy o powierzenie grantu aby rozliczyć grant należy:
1) Wykonać pełny zakres rzeczowego Projektu;
2) Złożyć wniosek rozliczającego (którego wzór stanowi załącznik nr 9 do umowy) z uwzględnieniem osiągnięcia wskaźników;
3) Przekazać protokół/protokoły odbioru sprzętu, z wyszczególnionymi ilościami oraz specyfikacją zakupionego sprzętu oraz listę szkół którym przekazano sprzęt. Na potwierdzenie ubezpieczenia sprzętu przedstawić polisę obejmującą zadeklarowany sprzęt. Na potwierdzenie kosztów dostępu do Internetu przedstawić umowę/umowy dostarczenia tejże usługi.
Do wniosku rozliczającego grant faktury nie są wymagane.
38. Jakie oświadczenia mam złożyć przy zakupie sprzętu używanego
Odpowiedź: Zgodnie z wnioskiem rozliczającym grant Gmina powinna przedstawić dwa oświadczenia dotyczące zakupu takiego sprzętu:
a) cena zakupu używanego środka trwałego nie przekracza jego wartości rynkowej i jest niższa niż koszt podobnego nowego sprzętu
b) Sprzedający środek trwały wystawił deklarację określającą jego pochodzenie;
Sprzedający środek trwały potwierdził w deklaracji, że dany środek nie był w okresie poprzednich 7 lat współfinansowany z pomocy UE lub w ramach dotacji z krajowych środków publicznych.
Należy pamiętać, iż oświadczenia powinny również zawierać dane umożliwiające powiązanie oświadczenia z projektem a więc w dokumentach składanych przez Sprzedającego powinny znaleźć się takie informacje jak:
· Kto kupuje
· Kiedy kupuje (opcjonalnie)
· Przedmiot sprzedaży nazwa środka trwałego ale też typ, numer seryjny, inne oznaczenie jednoznacznie identyfikujące zakupywany sprzęt
· Oba oświadczenia powinny być podpisane
39. Czy protokół odbioru sprzętu, o którym mowa w załączniku nr 9 do Umowy o powierzenie grantu, ma być sporządzony wyłącznie pomiędzy Grantobiorcą o szkołą, czy w ramach rozliczenia projektu wymagacie również Państwo protokołu pomiędzy szkołą a nauczycielem/uczniem?
Odpowiedź: Do wniosku rozliczającego grant należy dostarczyć protokoły odbioru sprzętu pomiędzy sprzedającym a kupującym (jako potwierdzenie zakupu) oraz pomiędzy JST a szkołą (jako potwierdzenie przekazania sprzętu).
PROGRAM JEST FINANSOWANY Z FUNDUSZY EUROPEJSKICH
