Regulamin udziału w akcji promocyjnej pn.: „Dni Otwarte Funduszy Europejskich”

Regulamin udziału w akcji promocyjnej pn.: „Dni Otwarte Funduszy Europejskich”

Niniejszy regulamin, zwany dalej „Regulaminem”, określa ogólne zasady uczestnictwa Beneficjentów Funduszy Europejskich w akcji promocyjnej pn.: „Dni Otwarte Funduszy Europejskich”.

I. INFORMACJE OGÓLNE

1. Dni Otwarte Funduszy Europejskich, zwane dalej „Dniami Otwartymi”, to akcja polegająca
   na udostępnianiu szerokiemu gronu zainteresowanych, w sposób, o którym mowa w pkt IV ppkt 1, projektów zrealizowanych przy udziale środków Unii Europejskiej.
2. Celem Dni Otwartych jest promocja efektów realizacji Funduszy Europejskich w Polsce, jak również zachęcanie do sięgania po Fundusze Europejskie.
3. Organizatorem Dni Otwartych, zwanym dalej „Koordynatorem”, jest Minister Inwestycji i Rozwoju, wykonujący swoje zadania związane z organizacją Dni Otwartych za pośrednictwem Departamentu Promocji Funduszy Europejskich w Ministerstwie Inwestycji i Rozwoju z siedzibą w Warszawie, przy ul. Wspólnej 2/4, 00-926 Warszawa. Koordynator współpracuje z reprezentantami poszczególnych programów, zwanymi dalej „Koordynatorami programowymi[1]”.
4. Dni Otwarte będą się odbywać między 10 a 12 maja 2019 r., na terenie całej Polski.
5. Tegoroczna edycja Dni Otwartych będzie połączona z obchodami 15-lecia członkostwa Polski w Unii Europejskiej.
6. Do udziału w Dniach Otwartych mogą zgłaszać się Beneficjenci projektów dofinansowanych w ramach programów wchodzących w zakres: Narodowego Planu Rozwoju 2004-2006, Narodowej Strategii Spójności 2007-2013 (w tym Programu Rozwoju Obszarów Wiejskich 2007-2013, Programu Operacyjnego „Zrównoważony rozwój sektora rybołówstwa i nadbrzeżnych obszarów rybackich” 2007-2013), Umowy Partnerstwa 2014-2020 (w tym Programu Rozwoju Obszarów Wiejskich 2014-2020 oraz Programu Operacyjnego „Rybactwo i Morze” 2014-2020), a także programów Europejskiej Współpracy Terytorialnej 2007-2013 i 2014-2020. 
7. Podczas Dni Otwartych, każde województwo przedstawi swój „Projekt Flagowy”, który będzie wizytówką województwa. Wybrany projekt powinien wpisywać się w inteligentną specjalizację (RIS) danego regionu.
8. Beneficjenci uczestniczący w Dniach Otwartych udostępnią swoje projekty zainteresowanym,
   w terminie określonym przez siebie, mieszczącym się w czasie trwania Dni Otwartych.
9. Udział Beneficjenta w Dniach Otwartych jest dobrowolny.
10. Beneficjent uczestniczący w Dniach Otwartych ponosi wszelkie koszty związane z organizacją Dni Otwartych na terenie wydarzenia w ramach środków własnych.

II. ZGŁOSZENIA DO UDZIAŁU W DNIACH OTWARTYCH

1. Warunkiem uczestnictwa w Dniach Otwartych jest:
   1. zgłoszenie przez Beneficjenta – w terminie wskazanym w pkt II. 2 – wydarzenia poprzez wypełnienie i przesłanie elektronicznego formularza zgłoszeniowego za pośrednictwem strony internetowej www.dniotwarte.eu, zwanego dalej „Formularzem”;
   2. otrzymanie automatycznej informacji o zakwalifikowaniu zgłoszonego wydarzenia do udziału w Dniach Otwartych.
2. Ostateczny termin przesyłania zgłoszeń do udziału w Dniach Otwartych upływa w dniu
   15 kwietnia 2019 roku.
3. Beneficjent na adres e-mail podany w Formularzu otrzyma powiadomienia:
   1. o pomyślnym przesłaniu zgłoszenia;
   2. o zakwalifikowaniu zgłoszonego wydarzenia do udziału w Dniach Otwartych.
4. Przesłanie informacji o zakwalifikowaniu lub niezakwalifikowaniu wydarzenia do udziału w Dniach Otwartych nastąpi w terminie 14 dni od dnia zgłoszenia.
5. Wszystkie wydarzenia, które zostaną zakwalifikowane do udziału w Dniach Otwartych, zostaną opublikowane na stronie internetowej www.dniotwarte.eu przed rozpoczęciem Dni Otwartych.
6. Koordynator zastrzega sobie możliwość wprowadzania zmian edytorskich w treści opisów wydarzeń znajdujących się na stronie www.dniotwarte.eu . Celem zmian będzie ujednolicenie pod względem językowym wszystkich opisów. Beneficjent może wycofać swoje zgłoszenie lub zgłaszać modyfikacje w treści swojego zgłoszenia w terminie do 19 kwietnia 2019 roku, poprzez kontakt z koordynatorem programowym.

III. ZOBOWIĄZANIA KOORDYNATORA

Koordynator zapewni:

1. ogólnopolską promocję Dni Otwartych, m.in. w telewizji, radiu, portalach internetowych i w kanałach społecznościowych zarządzanych przez Koordynatora;
2. stronę internetową poświęconą Dniom Otwartym – www.dniotwarte.eu, przedstawiającą m.in. informacje o przygotowanych wydarzeniach i Beneficjentach, którzy będą brali udział w Dniach Otwartych;
3. Księgę znaku Dni Otwartych Funduszy Europejskich wraz z zasadami jej wykorzystania (załącznik nr 1) oraz Szablony materiałów promocyjnych wraz z zasadami ich wykorzystania (załącznik nr 2), dotyczącymi np.: banerów internetowych, reklamy prasowej, ulotek, plakatów, roll’up’ów, flag - wykorzystywanych podczas Dni Otwartych;
4. przekazanie każdemu Beneficjentowi uczestniczącemu w Dniach Otwartych pakietu promującego Dni Otwarte (w skład, którego wejdą uniwersalne materiały promocyjne).
5. koordynator zastrzega sobie prawo do kontroli wydarzeń zgłoszonych w ramach Dni Otwartych tj. sprawdzenie czy zgłoszone przez Beneficjenta wydarzenia są realizowane. W przypadku stwierdzenia, że zgłoszone wydarzenia nie zostały zrealizowane, Koordynator zastrzega sobie prawo do wykluczenia Beneficjenta z udziału w kolejnej edycji Dni Otwartych.

IV. ZOBOWIĄZANIA BENEFICJENTA

Beneficjent, biorący udział w Dniach Otwartych, ma obowiązek:

1. udostępnić projekt w co najmniej jednej z wymienionych niżej form:
   1. bezpłatne lub zniżkowe wejście na teren projektu, bezpłatne lub zniżkowe korzystanie z produktów lub usług świadczonych w ramach projektu,
   2. nieodpłatne, dodatkowe, nierealizowane na co dzień wydarzenia, które zaangażują i przyciągną odwiedzających projekty w ramach Dni Otwartych, takie jak: pokazy naukowe, warsztaty, zmagania sportowe, konkursy, zabawy, gry miejskie itp.,
   3. nieodpłatne udostępnienie projektu lub jego części odwiedzającym projekt w ramach Dni Otwartych – obowiązek ten dotyczy Beneficjentów, których projekt jest na co dzień niedostępny dla odwiedzających, np. zaplecza teatrów, przedsiębiorstw, oczyszczalni ścieków, zakładów produkcyjnych, lotnisk, stacji kolejowych, tramwajowych;
2. zapewnić bezpieczne warunki dla odwiedzających projekt w ramach Dni Otwartych – zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, w szczególności przeciwpożarowymi, sanitarnymi, bhp;
3. poinformować o Dniach Otwartych na swojej stronie internetowej i na profilu społecznościowym (jeśli taki posiada) poprzez informację słowną, tj. odniesienie do nazwy akcji Dni Otwarte Funduszy Europejskich i logo Dni Otwartych;
4. poinformować społeczność lokalną o Dniach Otwartych poprzez wypełnienie i dystrybucję plakatów i ulotek otrzymanych od Koordynatora;
5. w Formularzu wskazać numer telefonu lub e-mail do kontaktu dla potencjalnych uczestników wydarzenia;
6. podczas wydarzenia umieścić w widocznym miejscu otrzymane od Koordynatora materiały promocyjne np. balony;
7. wyznaczyć osoby pełniące funkcję przewodników/informatorów podczas wydarzenia, które będą miały na sobie koszulki z logo Dni Otwartych (dostarczone przez Koordynatora);
8. oznakować projekt oraz stosowane przez Beneficjenta w ramach Dni Otwartych materiały promocyjne zgodnie z Księgą znaku Dni Otwartych Funduszy Europejskich i z zasadami jej wykorzystania, używając do tego logo Dni Otwartych lub co najmniej jedego z szablonów, o których mowa w pkt III.3);
9. poinformować wszystkich uczestników o tym, że biorą udział w wydarzeniu w ramach Dni Otwartych Funduszy Europejskich oraz, że jest to część kampanii europejskiej #EUin My Region, a także, że obchodzimy 15-lecie obecności Polski w UE;`
10. podczas trwania wydarzenia, które odbędzie się w ramach Dni Otwartych wykonać zdjęcia oraz przesłać maksymalnie 10 z nich w terminie do 10 dni po zakończeniu Dni Otwartych na adres Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript.. Na zdjęciach powinni być widoczni uczestnicy DOFE, co wiąże się z uzyskaniem zgody do rozpowszechniania ich wizerunku (załącznik nr 3 do Regulaminu) i przekazaniem jej razem ze zdjęciem do Koordynatora. Zdjęcia wykorzystywane będą do promocji DOFE w kraju i za granicą;
11. zapewnić, aby na terenie wydarzenia nie były świadczone dodatkowe odpłatne usługi lub sprzedaż produktów, które poza terminem Dni Otwartych nie są oferowane przez Beneficjenta w ramach tego projektu, z wyłączeniem punktów gastronomicznych towarzyszących wydarzeniom realizowanym podczas Dni Otwartych;
12. Beneficjent ponosi odpowiedzialność za bezpieczeństwo osób odwiedzających jego projekt lub korzystających z usług oferowanych na terenie projektu.
13. elektronicznie wypełnić i przesłać ankietę podsumowującą w terminie do 10 dni po zakończeniu Dni Otwartych, w której będzie wskazana m.in. szacunkowa liczba osób, które odwiedziły projekt w ramach Dni Otwartych (Koordynator opublikuje link do ankiety na stronie internetowej www.funduszeeuropejskie.gov.pl.Link zostanie również przesłany na adres e-mail podany przez Beneficjanta w Formularzu).

V. DANE OSOBOWE

1. Zgodnie z art. 13 ust. 1 i ust. 2 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych):

1.1. Administratorem danych osobowych jest Minister Inwestycji i Rozwoju z siedzibą przy ul. Wspólnej 2/4, 00-926 w Warszawie.
1.2. Dane osobowe osób reprezentujących Beneficjenta podczas Dni Otwartych będą przetwarzane wyłącznie w zakresie prowadzenia i realizacji Dni Otwartych.
1.3. Dane osobowe mogą zostać ujawnione właściwym organom oraz podmiotom upoważnionym zgodnie z obowiązującym prawem.
1.4. Podmiotom, które podały swoje dane osobowe, przysługuje prawo wglądu do treści tych danych oraz ich poprawienia. Podanie danych jest dobrowolne, ale konieczne do uczestnictwa Beneficjenta w Dniach Otwartych.
1.5. Podmiotom, które podały swoje dane osobowe, przysługuje prawo do wniesienia sprzeciwu wobec dalszego przetwarzania.
1.6. Podmiotom, które podały swoje dane osobowe przysługuje prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego.
1.7. Dane osobowe są przetwarzane na podstawie art. 6 ust. 1 lit c rozporządzenia 2016/679.
1.8. Okres przetwarzania danych jest zgodny z kategorią archiwalną dokumentacji postępowania.
1.9. Dane kontaktowe do Inspektora Ochrony Danych - Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript.
1.10. Maksymalny zakres danych osobowych przetwarzanych przez Administratora to: imię i nazwisko, służbowy adres e-mail osoby reprezentującej Beneficjenta, numer telefonu służbowego, nazwa instytucji w której pracuje.
1.11. Dane osobowe będą usunięte przez Administratora w terminie do 30 czerwca 2020 roku.

VI. POSTANOWIENIA KOŃCOWE

1. Regulamin jest dostępny na stronie internetowej www.dniotwarte.eu.
2. Sytuacje nieobjęte Regulaminem, a dotyczące organizacji i udziału w Dniach Otwartych, rozstrzyga ostatecznie Koordynator.
3. Zgłoszenie do udziału w Dniach Otwartych oznacza akceptację tego Regulaminu wraz z załącznikami.
4. Koordynator zastrzega sobie prawo do wprowadzenia zmian w Regulaminie
   w każdym czasie i powiadomi o tym publikując zmodyfikowany Regulamin i komunikat o zmianie na stronie internetowej www.dniotwarte.eu.

Załączniki:

1. Księga znaku Dni Otwartych Funduszy Europejskich wraz z zasadami jej wykorzystania.
2. Szablony materiałów promocyjnych wraz z zasadami ich wykorzystania.
3. Wzór zgody na publikację wizerunku.

 

---

Koordynator programowy to reprezentant instytucji odpowiedzialnej za realizację jednego z programów wchodzących w zakres przedstawiony w pkt I, 3. Lista koordynatorów programowych wraz z ich danymi kontaktowymi będzie opublikowana na stronie www.dniotwarte.eu.